Teksti: Kaisa Järvelä

Kymmenen vinkkiä hyvään aineistonhallintaan

Hyvä aineistonhallinta helpottaa tutkijan työtä ja takaa sen, että aineisto säilyy käyttökunnossa seuraavillekin tutkijoille.

kuvituskuva

Aineistonhallinta voi kuulostaa terminä vieraalta, mutta käytännössä kysymys on vain siitä, että aineistojen kerääminen, käsittely, kuvailu ja säilyttäminen on suunniteltu hyvin ja toteutettu järkevästi.

Aineistonhallinnan tarkoitus on varmistaa, että tutkijat noudattavat aineistojensa käsittelyssä hyvää tieteellistä käytäntöä, ja että aineistot eivät missään tutkimuksen vaiheessa vaarannu. Hyvä aineistonhallinta helpottaa myös aineistojen arkistoimista ja jatkokäyttöä.

Tietoarkisto-lehti listasi kymmenen vinkkiä, joita noudattamalla oman tutkimusaineiston saa pysymään hallinnassa.

1. Tee aineistonhallintasuunnitelma

Hyvä työkalu aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen on DMPTuuli. Suunnitelman voi kirjoittaa Tuulin avulla, vaikka tutkimukselle ei olisi juuri hakemassa rahoitusta. Silloin suunnitelma voi olla pidempi kuin rahoitushakemuksen yhteyteen vaadittu pari sivua. Myöhemmin valmiista aineistonhallintasuunnitelmasta on helppo poimia sopivat palaset myös rahoitushakemusta varten.

Aineistonhallintasuunnitelmaan kannattaa alusta asti suhtautua elävänä dokumenttina, jota on tarkoitus muokata säännöllisesti tutkimusprosessin edetessä.

2. Tutustu Aineistonhallinnan käsikirjaan

Tietoarkiston sähköisestä Aineistonhallinnan käsikirjasta saa hyviä, konkreettisia vinkkejä niin aineistonhallintasuunnitelman tekemiseen kuin aineistonhallinnan eri vaiheisiinkin.

3. Huolehdi suostumukset ajoissa kuntoon

Suostumusten hankkiminen tutkittavilta on jälkikäteen työlästä tai jopa mahdotonta. Siksi lupa-asiat on syytä huolehtia kuntoon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Jos henkilötietoja sisältävän aineiston haluaa arkistoida jatkokäyttöön, myös tähän täytyy pyytää tutkittavilta lupa etukäteen.

4. Varmista, vaaditaanko eettinen ennakkoarviointi

Lääketieteellisissä tutkimuksissa laki edellyttää aina eettistä ennakkoarviointia.

Ihmistieteissä eettinen ennakkoarviointi on tarpeen silloin, kun tutkimuksessa puututaan tutkittavien fyysiseen koskemattomuuteen tai poiketaan tietoon perustuvan suostumuksen periaatteesta. Samoin silloin, jos tutkimus saattaa aiheuttaa tutkittaville normaalin arkielämän rajat ylittävää pitkäaikaista henkistä haittaa, tai tutkimuksen toteuttaminen voi olla turvallisuusuhka tutkittaville.

Eettinen ennakkoarviointi vaaditaan myös, kun tutkimus kohdistuu alle 15-vuotiaisiin ilman huoltajan erillistä suostumusta tai informointia ja tutkimusta ei toteuteta osana varhaiskasvatuksen tai koulun toimintayksikön normaalitoimintaa. Samoin silloin, kun tutkittaville esitetään poikkeuksellisen voimakkaita ärsykkeitä, joiden mahdollisten haittojen arviointi vaatii erityisasiantuntemusta.

Arviointi pohjautuu tutkimussuunnitelmaan, ja se pitää tehdä ennen tutkimuksen aloittamista.

5. Mieti, mitä aineistolle tapahtuu tutkimuksen päätyttyä

Jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa on hyvä miettiä aineiston tulevaisuutta.

Voiko aineiston arkistoida, vai onko se jostain syystä syytä hävittää? Onko järkevintä arkistoida vain joitakin osia aineistosta? Minkälaisiin käyttötarkoituksiin arkistoidun aineiston voi luovuttaa? Pitäisikö aineiston jatkokäytölle asettaa jotain ehtoja, esimerkiksi embargo?

Jos tutkimukselle hakee rahoitusta, kannattaa tarkistaa, minkälaisia vaatimuksia rahoittajalla on siitä, mitä aineistolle tutkimuksen päätyttyä tulee tehdä. Rahoittaja saattaa edellyttää esimerkiksi aineiston avaamista muiden tutkijoiden käyttöön. Tällaiset vaatimukset täytyy huomioida jo aineistonhallintasuunnitelmaa laatiessa.

6. Huolehdi tutkijoiden väliset sopimukset kuntoon

Tutkijoiden välisiin sopimuksiin täytyy kiinnittää huomiota aina, kun hankkeessa on useita tutkijoita.

Sopikaa selvästi, mitkä ovat kenenkin vastuut, velvollisuudet ja tehtävät aineistoihin liittyen. On tärkeää päättää, kenellä hankkeessa on oikeus tehdä arkistointisopimus. Jos haluatte aineiston jatkokäytön luvanvaraiseksi, sopikaa kuka päättää lupien myöntämisestä.

7. Varmista onko aineistossa tekijänoikeuksien alaista materiaalia

Tekijänoikeuksien alainen materiaali voi olla esimerkiksi lehtileikkeitä, kirjallisuutta, videoita tai taideteoksia, mutta myös suoraan tutkittavilta kerättyä tekijänoikeuden alaista materiaalia, esimerkiksi kirjoitusaineistoa.

Jos tekijänoikeuden alaisen materiaalin aikoo arkistoida, siihen täytyy pyytää lupa oikeudenhaltijoilta. Myös tekijänoikeuden alaisen materiaalin julkinen esittäminen ilman lupaa on kielletty. Kielto ei kuitenkaan koske esimerkiksi omaan tutkimukseen liittyviä seminaariesityksiä.

8. Huolehdi tutkittavien informoinnista

Tutkittavien riittävä informointi on tärkeää varsinkin silloin, kun tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja. Asiaan on syytä suhtautua vakavasti, sillä informointi on henkilötietolain mukainen velvoite.

Informoinnin tarkoituksena on kertoa tutkittaville, mihin he ovat suostumassa, jos he päättävät osallistua tutkimukseen. Mistä tutkimuksessa on kyse? Miksi heiltä kysytään tiettyjä asioita? Mitä tietoja tutkija aikoo kerätä ja miten? Muodoltaan informointi on hyvin vapaa, ja se voi olla joko suullinen tai kirjallinen.

Jos aineiston aikoo arkistoida, tutkittaville täytyy kertoa myös, missä muodossa se luovutetaan arkistoitavaksi, mihin tarkoitukseen tunnisteellista aineistoa voidaan arkistosta luovuttaa, missä aineisto aiotaan säilyttää, kuka jatkokäyttöä hallinnoi ja mitkä ovat aineiston käyttöehdot.

9. Mieti anonymisointikysymykset kuntoon

Mitään henkilötietoja ei pitäisi kerätä tutkittavilta turhaan. Jos henkilötietoja kuitenkin kerätään, kaikki tarpeettomat tunnistetiedot tulee poistaa analysoitavasta aineistosta aina silloin, kun se on mahdollista. Tunnisteellisia henkilötietoja kerätessä tarvitaan rekisteriseloste.

Anonymisoimista varten kannattaa laatia erillinen anonymisointisuunnitelma. Suunnitelmaan voi kirjata, minkälaisia tunnisteellisia tietoja aineistosta täytyy poistaa, että aineisto pysyy ymmärrettävänä mutta tutkittavien anonymiteetti ei vaarannu.

Tunnisteellisten tietojen säilyttäminen ja käsittely vaatii erityistä varovaisuutta. Henkilötietoja ei esimerkiksi koskaan saa säilyttää pilvipalveluissa.

Kaikki tunnistetiedot pitää hävittää lopullisesti viimeistään siinä vaiheessa, kun niitä ei enää tarvita ja niiden säilyttämiselle ei ole lainsäädännöllistä perustetta.

10. Huolehdi, että aineisto ei häviä

Aineiston varmuuskopioiminen on tärkeää jo tutkimuksen aikana. Muista kopioida säännöllisesti kaikki tiedostot. Tutkimuksen päätyttyä varmuuskopioinnin merkitys korostuu, jos aineisto jää tutkijan omaan haltuun.

Varmin tapa pitkäaikaissäilyttää aineisto käyttökuntoisena on arkistoida se. Suomen Akatemia suosittelee arkistointipaikaksi esimerkiksi Tietoarkistoa, Kielipankkia tai Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen palveluita.

Lähde: Katja Fält. Tietoarkiston ja Tampereen yliopiston kirjaston Kesytä aineistokaaos -seminaari 9.11.2016

Lisätietoja

Creative Commons -lisenssi