Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma Liite 2: Tietosuojaseloste

Asiakkaiden henkilötietojen luottamuksellinen, läpinäkyvä ja laillinen käsittely on Tietoarkistolle tärkeää. Tämän selosteen tarkoituksena on antaa sinulle tietoja henkilötietojesi käsittelystä.

Käyttäessäsi Tietoarkiston palveluita, ja antaessasi esimerkiksi nimen, sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron, käsittelemme henkilötietojasi. Joissain tilanteissa saamme henkilötietoja myös muulla tavoin kuin suoraan asiakkaalta. Tietoarkiston käsitellessä henkilötietojasi olet rekisteröity ja sinulle kuuluu eräitä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia oikeuksia.

Meille on tärkeää, että saat kaiken lainsäädännön edellyttämän tiedon henkilötietojesi käsittelystä ja sinulle kuuluvista oikeuksista. Tämä on yleiskuvaus siitä, miten sinua koskevia henkilötietoja käsitellään. Yleiskuvauksen jälkeen löydät yksityiskohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

  1. Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin olla tarvittaessa yhteydessä?
  2. Miten ja mihin käyttötarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?
  3. Mitä oikeuksia minulla on Tietoarkiston asiakkaana?

Halutessasi voit tutustua suoraan yksityiskohtaiseen tietosuojaselosteeseen, joka sisältää tarkemmin tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklojen mukaisesti rekisteröidylle annettavia tietoja.

Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin olla tarvittaessa yhteydessä?

Tietoarkisto on hallinnoimiensa asiakasrekisterien rekisterinpitäjä ja vastaa henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä. Vastaamme mielellämme kaikkiin henkilötietojesi käsittelyä koskeviin kysymyksiin. Tietoarkistolla on tietosuojavastaava, johon voit olla myös halutessasi yhteydessä.

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
puh. +358 29 452 0411
asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi

Käyntiosoite Åkerlundinkatu 5 B, 4. krs.

Tietosuojavastaava

Arja Kuula-Luumi
dpo.fsd@tuni.fi
puh. +358 40 190 1438

Asiakkaiden henkilötietojen lisäksi Tietoarkistolla on tutkijoiden toimittamia tutkimusaineistoja, jotka voivat sisältää tutkittavien henkilötietoja. Näiden tutkimusaineistojen osalta Tietoarkisto ei ole lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä, vaan henkilötietojen käsittelijä tutkimusaineiston luovuttajan lukuun sopimuksen perusteella. Jos kysymyksesi koskee henkilötietoja näissä tapauksissa, voit ottaa yhteyttä suoraan tutkimuksen suorittajaan tai vaihtoehtoisesti Tietoarkistoon, joka välittää tarvittaessa pyyntösi tutkimusaineiston rekisterinpitäjälle.Penna-Keruissa Tietoarkisto toimii yhteisrekisterinpitäjänä (ks. tarkemmin).

Miten ja mihin käyttötarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Palvelujen tarjoamiseksi ja toiminnan mahdollistamiseksi Tietoarkisto kerää, säilyttää ja muulla tavalla käsittelee vain erikseen tarkemmin määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia ja olennaisia henkilötietoja. Henkilötietojen säilyttämisen kestot on määritelty, ja henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on perusteltua käyttötarkoituksen takia. Säilytysajan päätyttyä tiedot joko tuhotaan tai muutetaan muotoon, josta yksittäistä henkilöä ei ole tunnistettavissa. Asiakastietojen käsittelyssä on varmistettu riittävä tietoturvan taso.

Henkilötietojen käsittelytarkoitus vaihtelee Tietoarkistossa sen mukaan, mihin toimintoon tai palveluun henkilötiedot tarkalleen liittyvät. Yleisellä tasolla kaikki henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset liittyvät Tietoarkiston perustehtävien toteuttamiseen. Tietoarkiston perustehtäviä ovat mm. tutkimusaineistojen hankkiminen arkistoitavaksi, aineiston käyttöehdoista sopiminen ja aineistoihin liittyvä tietopalvelu. Palvelujen toteuttamiseksi Tietoarkistolla on käytössä esimerkiksi AILA-palveluportaali. Tietoarkisto ei suorita asiakkaiden profilointia eikä tee automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää muun muassa henkilötietojen yksilöity käsittelytarkoitus, käsittelyyn liittyvä oikeusperuste, henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä henkilötietojen säilytysaika. Saadaksesi tarkempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä, valitse seuraavasta listasta sinua kuvaava asiakasryhmä. Voit tarvittaessa ottaa meihin yhteyttä jos tarvitset apua sinua koskevan asiakasryhmän valitsemisessa.

Valitse sinua parhaiten kuvaava asiakasryhmä

Mitä oikeuksia minulla on Tietoarkiston asiakkaana?

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle eräitä oikeuksia. Käytettävissä olevat oikeutesi määräytyvät sen mukaan, millä oikeusperusteella henkilötietojasi käsitellään. Saat tämän selville valitsemalla tilannettasi vastaavan ryhmän.

Avustamme sinua parhaamme mukaan oikeuksiesi käyttämisessä. Olemme helpottaneet oikeuksien käyttämistä eräissä tapauksissa mahdollistamalla tietojen tarkastamisen ja muuttamisen käyttöliittymän kautta. Muissa tapauksissa voit olla haluamallasi tavalla yhteydessä meihin. Seuraavassa on yleiskuvaus rekisteröidyille kuuluvista oikeuksista. Oikeuksien tarkka sisältö määräytyy EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on aina oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyä valvovalle viranomaiselle, jos epäilet henkilötietojasi käsiteltävän vastoin tietosuojalainsäädäntöä. Valitus voidaan tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistolle, joka on Suomessa henkilötietojen käsittelyä valvova viranomainen. Saat ajantasaiset yhteystiedot vierailemalla heidän verkkosivuillaan (Tietosuojavaltuutetun toimisto (Avautuu uuteen välilehteen) ).

Jos vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee toisessa EU:n jäsenvaltiossa, tai epäilty rikkomus on tapahtunut toisessa jäsenvaltiossa, voi asiaa harkittuasi olla käytännöllisempää tehdä valitus tämän toisen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle.

Valituksen tekeminen tietosuojaviranomaiselle ei estä sinua käyttämästä muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai toisia oikeussuojakeinoja.

Tietojen tarkastusoikeus ja oikaiseminen. Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Jos sinua koskevia henkilötietoja käsitellään, on sinulla oikeus saada pääsy niihin ja saada eräitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tietoja. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös henkilötiedoista, jos jäljennöksen antaminen ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Sinulla on rekisteröitynä oikeus pyytää, että virheelliset ja epätarkat tiedot korjataan ilman aiheetonta viivästystä. Lisäksi sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, jos se on henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröitynä voit pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuoja-asetuksen artiklassa 18 tarkemmin määritellyissä tilanteissa. Nämä liittyvät esimerkiksi tilanteisiin, joissa pidät henkilötietoja virheellisinä tai rekisteröitynä vastustat henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"). Sinulla on oikeus saada henkilötietosi pyynnöstä poistettua tiettyjen edellytysten täyttyessä. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi seuraavat: henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, henkilötietoja on käsitelty suostumuksellasi ja olet peruuttanut suostumuksen, henkilötietoja ei enää tarvita käsittelytarkoitusta varten tai olet käyttänyt vastustamisoikeuttasi, eikä henkilötietojen käsittelyyn ole perusteltua syytä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada Tietoarkistolle toimittamasi tiedot siirrettyä jäsennellyssä, yleisesti käytettävissä olevassa ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus koskee niitä henkilötietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella tai sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Jos se on teknisesti mahdollista, sinulla on myös oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.

Vastustamisoikeus. Rekisteröitynä sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä syyllä milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai tarpeeseen käsitellä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Henkilötietoja ei tällöin enää käsitellä, ellei Tietoarkisto osoita, että henkilötietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.

Yksityiskohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä

AILA-palveluportaalin rekisteröitynyt käyttäjä

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
puh. +358 29 452 0411
asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi

Käyntiosoite Åkerlundinkatu 5 B, 4. krs.

Tietosuojavastaava

Arja Kuula-Luumi
dpo.fsd@tuni.fi
puh. +358 40 190 1438

Henkilötietojen käyttötarkoitus

AILA-palveluportaalin toimintojen, kuten aineistojen luovuttamisen, lataamisen ja käyttölupahakemusten käsittelyn mahdollistaminen sekä rekisteröityjen käyttäjien lataamistaan aineistoista tuottamien julkaisujen tietojen kirjaaminen ja julkaiseminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (tietosuoja-asetus 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

  1. Aineiston luovuttaja, kun aineiston lataaminen on luvanvaraista. Asiakkaan tehdessä käyttölupahakemuksen tutkimusaineistoon, jonka lataaminen edellyttää aineiston luovuttajan hyväksyntää, toimitetaan aineiston luovuttajalle suunnitellun käyttötarkoituksen lisäksi eräitä muita asiakkaan henkilötietoja.
  2. Kopiosto. Jos asiakkaan lataama aineisto sisältää Tietoarkiston ja Kopioston (www.kopiosto.fi) välillä solmittuun sopimukseen liittyvää materiaalia (lehtiartikkeleita ja valokuvia), luovuttaa Tietoarkisto Kopiostolle asiakkaaseen liittyviä tietoja.
  3. Aineiston luovuttaja, kotiorganisaatio, tutkimusrahoittaja ja Kopiosto väärinkäytöstilanteissa. Jos asiakas käyttää tutkimusaineistoa käyttöehtojen tai ilmoitetun käyttötarkoituksen vastaisesti, Tietoarkisto ilmoittaa tarvittaessa väärinkäytöksestä ja luovuttaa asian selvittämiseksi tarpeelliset henkilötiedot.

Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään Aila-palveluportaalissa kaksi vuotta viimeisestä kirjautumisesta palveluun.

Aineiston lataustiedot säilytetään erillään 20 vuotta aineiston lataamisesta.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus ja tietojen antamatta jättämisen seuraamukset

Henkilötietojen antaminen on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. AILA-palveluportaali tarjoaa tutkimusaineistoja tutkimuksen, opetuksen ja opiskelun käyttöön tarkemmin määritellyin ehdoin. Tutkimusaineiston luovuttajien kanssa on sovittu aineiston luovuttamisen ehdoista Tietoarkiston asiakkaille. Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme asianmukaisesti arvioida, voidaanko tutkimusaineisto luovuttaa asiakkaalle.

AILA-palveluportaalin käyttöehtojen hyväksymisen ja palveluun rekisteröitymisen kannalta edellytyksenä on, että asiakas luovuttaa rekisteröityessään vähintään pakolliseksi merkityt tiedot.

Henkilötietojen antamatta jättämisen seurauksena asiakas ei pääse käyttämään rekisteröityneille asiakkaille käytössä olevia toimintoja. Niiden AILA:n palvelujen käyttäminen, jotka eivät edellytä kirjautumista, kuten aineistojen selaaminen, on silti mahdollista.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoarkisto ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

AILA-palveluportaalia koskevat seuraavat rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihin)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamisen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit tarkastella ja muuttaa tietojasi omatoimisesti kirjautumalla AILA-palveluportaaliin, menemällä profiiliisi ja valitsemalla "muokkaa profiilia". Voit samalla selata tekemiäsi latauksia ja hakemuksia.

Voit lukea yleisen kuvauksen oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

Osaa henkilötiedoista ei kerätä suoraan rekisteröidyltä. Jos käytät rekisteröitymisessä HAKA-tunnistautumista, välittyvät alla kuvatut tiedot HAKA-luottamusverkoston (Avautuu uuteen välilehteen) kautta Tietoarkistolle rekisteröitymisen yhteydessä.

Muualta kuin rekisteröidyltä suoraan saatujen henkilötietojen ryhmät

Nimi ja sukunimi, sähköposti, kotiorganisaatio, kotiorganisaation tyyppi, yksilöivä tunniste (eppn), yksilöivän tunnisteen luomispäivä, yksilöivän tunnisteen toimittaja (IdP).

Muiden kuin rekisteröidyltä suoraan saatujen henkilötietojen lähde

Kotiorganisaatio HAKA-luottamusverkoston kautta. Tietoja ei ole saatu yleisesti saatavilla olevasta lähteestä.

Jos havaitset virheitä HAKA-tunnukseesi liittyvissä tiedoissa, ole yhteydessä kotiorganisaatioosi niiden korjaamiseksi.

Sopimus tutkimusaineistosta

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
puh. +358 29 452 0411
asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi

Käyntiosoite Åkerlundinkatu 5 B, 4. krs.

Tietosuojavastaava

Arja Kuula-Luumi
dpo.fsd@tuni.fi
puh. +358 40 190 1438

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Sopimukseen kirjattujen yhteystietojen käyttötarkoituksena on tutkimusaineiston luovuttamista ja arkistointia koskevien sopimusten täytäntöönpano mahdollistamalla yhteydenpidon osapuolten välillä, käyttölupien hallinnoinnin, vuosiraporttien ja muiden raporttien toimittaminen sekä tekijätietojen julkaisemisen aineistoluettelossa.

Rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja muun sopimuksen mukaisen ilmoituksia vastaanottavan yhteyshenkilön henkilötietoja käsitellään sopimukseen sisältyvien, EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvien, henkilötietojen käsittelyä koskevien velvoitteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (tietosuoja-asetus 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Sopimukseen kirjatut yhteystiedot annetaan pyynnöstä luovuttajan organisaation rekisterinpitäjälle ja tietosuojavastaavalle.

Kopiosto-sopimuksen alaan lukeutuvista aineistoista ja niiden luovuttajista toimitetaan raportti Kopiostolle.

Tietoarkiston arkistoimat tutkimusaineistot siirretään kansalliseen pitkäaikaissäilytyspalveluun, jonka omistaa Opetus- ja kulttuuriministeriö ja toteuttaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Aineistojen tekijätietojen lisäksi palveluun siirtyy myös muita henkilötietoja, jos arkistoitava aineisto on määräajan pseudonyymi tai se sisältää itsessään henkilötietoja.

Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Aineistonluovuttajan (allekirjoittaja) tiedot säilytetään kolme vuotta.

Aineistonluovuttajan (allekirjoittajan), luvanantajan, varaluvanantajan ja raportinsaajan nimi, organisaatiotieto ja rooli luovutushetkellä säilytetään pysyvästi aineiston luovutushistoriassa.

Sopimuksiin liittyvät tiedot rekisterinpitäjästä, tietosuojavastaavasta ja erillisestä henkilötietoja koskevasta ilmoituksen vastaanottajan nimestä, organisaatiosta ja roolista säilytetään pysyvästi aineiston luovutushistoriassa.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus ja tietojen antamatta jättämisen seuraamukset

Henkilötietojen antaminen on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Sopimuksen solmiminen ei ole mahdollista ilman riittäviä tietoja.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoarkisto ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihin)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamisen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit halutessasi lukea yleisen kuvauksen oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

Osaa henkilötiedoista ei kerätä suoraan rekisteröidyltä. Tapauksesta riippuen esimerkiksi tietosuojavastaavaa koskevia yhteystietoja antaa aineiston luovuttaja tai ne kerätään yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

Muualta kuin rekisteröidyltä saatujen henkilötietojen ryhmät

  • (jos luonnollinen henkilö) rekisterinpitäjän yhteystiedot
  • tietosuojavastaavan yhteystiedot
  • muun henkilötietoja koskevan ilmoituksen vastaanottajan yhteystiedot
  • arkistointisopimuksen allekirjoittajan tiedot

Henkilötietojen lähde

Aineistonluovuttaja tai organisaatioiden julkisesti saatavilla olevat tiedot.

Tietopalvelu, tapahtumat, viestintä ja muu asiakaspalvelu

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
puh. +358 29 452 0411
asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi

Käyntiosoite Åkerlundinkatu 5 B, 4. krs.

Tietosuojavastaava

Arja Kuula-Luumi
dpo.fsd@tuni.fi
puh. +358 40 190 1438

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään tietopalvelupyyntöihin vastaamiseen, muihin asiakas- ja tietopalvelun kannalta tarpeellisiin yhteydenottoihin, tutkimusaineistojen paikallistamiseen ja hankkimiseen ja toiminnasta tiedottamiseen sähköpostitse. Tapahtumia varten henkilötietoja käsitellään tilaisuudesta informoimiseen, erityistarpeiden huomioimiseen, rekisteröitymisvahvistuksen ja osallistumislinkin lähettämiseen sekä tilaisuuden jälkeen esitysten ja mahdollisen palautekyselyn toimittamiseen osallistujille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Tietoarkisto on Tampereen yliopiston erillisyksikkö. Yliopistolain (558/2009) 2 §:ssä säädetään yliopiston tehtävistä. Lainkohdan mukaan yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta ja tehtäviä hoitaessaan muun muassa toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa. Tietoarkisto käsittelee tietopalvelun asiakastietoja ja tapahtumien osallistujatietoja edellä mainitun yleisen edun mukaisen tehtävän toteuttamiseksi.

Vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Aineistoyhteishenkilön, joka esimerkiksi avustaa luovutusprosessissa hallinnollisesti, henkilötietoja säilytetään kolme vuotta.

Tietoarkiston valtakunnallisen neuvottelukunnan jäsenten ja varajäsenten yhteystiedot säilytetään toimikauden loppuun asti.

Aineistojen hankintaan ja paikallistamiseen kerättyjä tietoja (tutkimuksen tekijän nimi, organisaatio, aineiston nimi) säilytetään siihen saakka, kun arkistointimahdollisuutta ei tarvitse enää selvittää.

Tietopalvelun, viestinnän ja projektien yhteydenottojen tiedot (yhteydenottajan nimi, yhteydenoton asiasisältö) säilytetään 10 vuotta.

Tapahtumien järjestämistä varten kerätyt henkilötiedot hävitetään, kun osallistujille on toimitettu tiedot esityksistä ja mahdollinen palautekysely on tehty.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus ja tietojen antamatta jättämisen seuraamukset

Henkilötietojen antamiseen ei ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa velvollisuutta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoarkisto ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyssä edellä mainittua käyttötarkoitusta varten:

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihin)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamisen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Voit halutessasi lukea yleisen kuvauksen oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

Osa henkilötiedoista saadaan muulla tavalla kuin rekisteröidyltä itseltään.

Muualta kuin rekisteröidyltä suoraan saatujen henkilötietojen ryhmät

Tapauksesta riippuen seuraavat tarpeelliset yhteystiedot: nimi, sähköposti, organisaatio, puhelinnumero

Muiden kuin rekisteröidyltä suoraan saatujen henkilötietojen lähde

Julkisesti saatavilla olevat lähteet, kuten organisaatioiden verkkosivut, tutkimustiedotteet ja tiedejulkaisut.

Penna-palvelun kirjoituskutsuun vastaaja

Penna-palvelulla kerättävien kirjoitusten toinen rekisterinpitäjä on aina Tietoarkisto.

Tietoarkiston yhteystiedot

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
puh. +358 29 452 0411
asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi

Käyntiosoite Åkerlundinkatu 5 B, 4. krs.

Tietosuojavastaava

Arja Kuula-Luumi
dpo.fsd@tuni.fi
puh. +358 40 190 1438

Keruun toinen rekisterinpitäjä (yhteistyökumppani) ja yhteystiedot kerrotaan keruukutsussa.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käyttötarkoituksena on kirjoitusaineiston keruun toteuttaminen yhteistyössä aineistonkeruun järjestävän yhteistyökumppanin kanssa keruukutsussa tarkemmin määriteltyyn hankkeeseen. Hanke, johon keruu liittyy, on yksilöity nimenomaisesti keruukutsun yhteydessä. Aineistokeruussa kirjoittajat (rekisteröidyt) lähettävät tietoarkiston Penna-palveluun kirjoituksiaan, jotka siirretään keruun päätyttyä myös yhteisrekisterinpitäjänä toimivalle yhteystyökumppanille.

Keruun jälkeen aineistoa käsitellään Tietoarkistossa yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Käsittelyssä huomiota kiinnitetään tietosuoja-asetuksen 89 artiklan mukaisesti tietojen minimointiin ja mahdollisuuteen käsitellä kirjoitukset tunnisteettomiksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Keruun aikana Tietoarkisto käsittelee henkilötietoja rekisteröidyn antaman suostumuksen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta) perusteella. Erityisiä henkilötietoryhmien käsittelyn kiellosta poikkeusperusteena on rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).

Voit peruuttaa suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa keruun aikana. Helpoin tapa perua antamasi suostumus keruun aikana on käyttää sinulle annettua yksilöllistä linkkiä. Halutessasi Tietoarkistolle antamasi suostumuksen voit peruuttaa ottamalla yhteyttä Tietoarkistoon tai Tietoarkiston tietosuojavastaavaan. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruuttamista tapahtuneeseen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.

Keruun päätyttyä henkilötietoja käsitellään tietosuojalain 4 §:n 1 momentin 4 kohdan perusteella (arkistointitarkoitus). Tietoarkisto toteuttaa yleisen edun mukaista arkistointia muun muassa käsitellessään, säilyttäessään ja arvioidessaan tutkimusaineistoja jatkokäytön kannalta. Rekisteröityjen oikeuksista ei poiketa tietosuojalain 32 §:n perusteella. Erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 8 kohdan mukaisesti yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa. Rekisterinpitäjän toiminta perustuu julkiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmä

Tietoarkisto siirtää keruun päätyttyä kirjoitusaineistot keruukutsussa mainitulle yhteisrekisterinpitäjälle (keruun yhteistyökumppani).

Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Tietoarkisto säilyttää henkilötietoja aineistokeruun keston ajan. Tämän jälkeen kirjoitusaineistoja säilytetään tunnisteellisessa muodossa niin kauan, kunnes niistä on käsitelty arkistoitavat versiot tai aineisto on arkistoinnin soveltuvuuden arvioinnin jälkeen todettu poistettavaksi.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus ja tietojen antamatta jättämisen seuraamukset

Henkilötietojen antamiseen ei ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa velvollisuutta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoarkisto ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Kun käsittelyperusteena on suostumus, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin haluat. Tämän lisäksi sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihin)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamisen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Käsittelyn perustuessa tietosuojalain 4 §:n 1 momentin 4 kohtaan tai 6 §:n 1 momentin 8 kohtaan sinulle kuuluu muun muassa oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietojen tarkastusoikeus ja oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Voit kysyä tarvittaessa lisätietoja tietosuojavastaavalta.

Voit halutessasi lukea yleisen kuvauksen oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

Vaalikoneaineistot

Media tuottaa vaalikoneaineistot journalistisiin tarkoituksiin (tietosuojalain 27 §) avaten ne ehdokkaiden hyväksymänä kaikkien käytettäviksi. Tietoarkisto arkistoi eduskunta-, europarlamentti- ja presidentinvaalien vaalikoneaineistoja tutkimuskäyttöön luovutettaviksi. Tietoarkistoon arkistoitavista vaalikoneaineistoista poistetaan poliittisten ehdokkaiden perheenjäseniä koskevat muuttujat ja ulkoisiin lähteisiin (blogit, sosiaalisen median tilit ym.) viittaavat muuttujat. Arkistoituihin vaalikoneaineistoihin sisältyvät ehdokkaan edustama poliittinen puolue, henkilön nimi ja muita heidän itsensä vastauksissaan ilmoittamia taustatietoja. Aineistoihin ei lisätä muualta saatavia tietoja.

Verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot, kuten evästeet

Evästeiden käyttö Tietoarkiston verkkosivuilla

Käytämme evästeitä varmistaaksemme parhaan käyttökokemuksen sivustomme kävijöille. Evästeiden avulla keräämme tilastotietoa sivukäynneistä parantaaksemme sivustomme toimivuutta ja sisältöä.

Eväste (cookie) on pieni, palvelusta käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja käyttäjän koneella säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän tietokonetta tai tiedostoja, eikä Tietoarkisto koskaan käytä evästeitä yksilönsuojaa rikkovalla tavalla.

Selainohjelmat mahdollistavat evästeiden poiskytkemisen. Selainkohtaisia ohjeita löytyy verkosta ja valmistajien kotisivuilta. Jos jatkat muuttamatta asetuksiasi, oletamme, että hyväksyt evästeiden käytön Tietoarkiston sivustolla.

On hyvä huomioida, että suuri osa evästeistä on tarpeellisia sivuston tarjoamien palveluiden asianmukaiselle toiminnalle. Esimerkiksi oletuskielivalinnat, hakutulosten esitys tai sisäänkirjautuminen palveluihin tai vastaavat eivät välttämättä toimi, jos evästeet eivät ole sallittuja.

Käyttäjäanalytiikka

Käytämme julkisilla www-sivuillamme (www.fsd.tuni.fi) kolmannen osapuolen palvelua kerätäksemme tavallisia internetin lokitietoja sekä perustietoja käyttäjien liikkumisesta sivustollamme. Tähän käytämme Google Analytics -palvelua. Tämä ei koske Ailaa, tai muita services.fsd.tuni.fi -osoitteessa olevia palveluita. Haluamme tällä varmistaa, että sivustomme käyttökokemus on asiakkaillemme paras mahdollinen. Keräämme koostettua tietoa siitä, miten sivustomme eri osia käytetään ja miten käyttö kehittyy, ja onko sivustollamme ongelmakohtia. Raportoimme näistä esim. vuosikertomuksessamme. Tätä tietoa käsitellään ainoastaan siten, ettei yksiköitä tunnisteta. Vain rajatulla määrällä henkilöitä on pääsy lokidataan. Käyttäjä- ja tapahtumadataa säilytetään 26 kuukautta raportointitarkoituksiin.

Hakukone

Käytämme julkisilla www-sivuillamme Googlen kustomoitua hakua. Haku kohdistuu verkkosivujemme eri osioihin, mutta ei koske Ailaa, tai muita services.fsd.tuni.fi -osoitteessa olevia palveluita. Hakutermit tallennetaan lokitietona, jotta voimme parantaa verkkopalvelujamme sekä niiden hakutoiminnallisuuksia.

Sosiaalisen median kanavat

Tietoarkisto käyttää sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia asiakkaita. Kullakin palvelulla on omat tietosuojakäytäntönsä. Tietoarkiston käytössä ovat alla luetellut sosiaalisen median palvelut. Linkeistä pääsee suoraan palvelun tietosuojaa kuvailevaan sisältöön.