Arkistointiohjeita tutkimusryhmille

Tietoarkiston arkistointipalvelu pähkinänkuoressa

  • Ohjeistamme tutkittavien informoinnissa ja arkistointilupien muotoilussa.
  • Autamme aineiston anonymisoinnin suunnittelussa.
  • Tarkistamme aineiston huolellisesti.
  • Tallennamme aineiston jatkokäyttöön sopivaan muotoon.
  • Kuvailemme aineiston DDI-mallin mukaisesti suomeksi ja englanniksi.
  • Julkaisemme aineiston kuvailutiedot luetteloissa (Aila, CESSDAn Data Catalogue, Etsin, Finna, Data Citation Index).
  • Annamme aineistoille pysyvät tunnisteet, PIDit.
  • Keräämme tietoa julkaisuista, joissa arkistoitua aineistoa on hyödynnetty.
  • Muistutamme aineistoon viittaamisesta.
  • Säilytämme aineistot jatkokäyttökuntoisena tietoturvallisesti vuosikymmenestä toiseen.

Katso Tietoarkiston ohjeet aineiston arkistoijalle.

Millaisia aineistoja Tietoarkisto ottaa vastaan?

Tietoarkisto vastaanottaa sekä kvantitatiivisia eli numeerisia että kvalitatiivisia eli kuvasta tai tekstistä koostuvia sähköisiä tutkimusaineistoja, jotka ovat jatkokäytettävissä. Tyypillisesti Tietoarkistoon tallennetut aineistot ovat havaintomatriisimuotoisia kyselylomakkeisiin perustuvia survey-datoja, haastattelujen, ryhmähaastattelujen ja erilaisten vuorovaikutustilanteiden litteraatteja tai erilaisia kirjoitusaineistoja. Lisäksi voidaan arkistoida esimerkiksi tutkimusaineistoksi kerättyjä lehtiaineistoja. Tietoarkisto arkistoi pääosin anonyymejä tutkimusaineistoja.

Kerätäänkö hankkeessa kirjoitusaineistoa?

Jos tarkoituksena on kerätä kirjoitusaineistoa, suosittelemme tutustumaan Tietoarkiston ylläpitämään kirjoitusaineistojen keräämiseen tarkoitettuun Pennaan. Hyödyntääksesi Pennaa perehdy ohjeisiin kirjoitusaineston keräämisestä Pennalla, ja ole yhteydessä Tietoarkiston asiakaspalveluun.

Mitä ei arkistoida?

Tietoarkisto ei vastaanota audiovisuaalista aineistoa. Av-aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäytön hallinnointiin on erikoistunut Helsingin yliopiston yhteydessä toimiva Kielipankki (Avautuu uuteen välilehteen) . Kun suunnittelet av-aineiston keruuta tai harkitset jo olemassa olevan av-aineistosi arkistointia, ota yhteyttä Kielipankkiin. Tietoarkisto ei myöskään pääsääntöisesti vastaanota some-aineistoja muun muassa kansainvälisten palvelualustojen käyttöehtojen monitulkintaisuuden vuoksi.

Arkistoidaanko valokuvia?

Voimme arkistoida tutkijan ottamat valokuvat, joiden arkistointiin jatkokäyttöä varten valokuvissa mahdollisesti esiintyvät tai niihin liittyvät henkilöt ovat antaneet luvan. Muiden kuin tutkijan ottamiin valokuviin voi liittyä myös oikeuksien siirrosta sopiminen.

Minkä kielistä aineistoa arkistoidaan?

Arkistoimme suomen-, englannin- tai ruotsinkielistä aineistoa. Muunkielinen aineisto voidaan arkistoida, jos tutkijat ovat olleet yhteydessä jo ennen aineiston keruuta Tietoarkistoon ja noudattavat taustatietojen minimointiin annettuja ohjeita. Lisäksi tutkijoiden tulee kantaa itse vastuu anonymisoinnista Tietoarkiston ohjeiden mukaisesti. Voimme auttaa muunkielisten aineistojen anonymisoinnin suunnittelussa. Muunkielisen aineiston rekisterinpitäjä vastaa kohdemaan lainsäädännön noudattamisesta arkistoinnissa.

Miten tutkittavia pitää informoida?

Ihmisiin kohdistuvassa tutkimuksessa käsitellään tavallisesti aina henkilötietoja. Sen vuoksi tutkittavia tulee aina informoida henkilötietojen käsittelystä. Huomioi tutkittavalle antamassasi informoinnissa myös aineiston mahdollinen arkistointi. Noudata oman yliopistosi tietosuojaohjeita ja mallipohjia tietosuojailmoitusten laatimiseen ja ota tarvittaessa yhteyttä yliopistosi datapalveluun tai tietosuojavastaavaan.

Huomioi arkistointi aineiston käsittelyssä: metadata, anonymisointi

Tutkimusaineiston sisällön ja keruun huolellinen kuvailu on edellytys aineiston käyttökelpoisuuden säilymiselle. Kokoa tutkimusaineistoa kuvailevaa metadataa tutkimuksen toteutuksesta, aineistonkeruuinstrumenteista ja tiedostoista soveltuvin osin koko tutkimushankkeen ajan.

Noudata aineistotyypin mukaisia ohjeita käsitellessäsi aineistoa arkistokelpoiseksi. Näin varmistat aineistotiedostojen hallintaa ja metatietojen riittävyyttä. Kvantitatiivisissa aineistoissa on oleellista nimetä muuttujat ja niiden saamat arvot selkeästi. Kvalitatiivisten aineistotiedostojen alkuun tulee lisätä yhdenmukaisesti taustatiedot (esimerkiksi päivämäärä, sukupuoli, ikä).

Anonymisointi kannattaa ottaa huomioon jo aineiston keruuvaiheessa: kerää vain välttämättömiä tietoja henkilöistä. Tämä helpottaa ennen arkistointia tehtävää anonymisointia. Esimerkiksi taustatietoja kannattaa kysyä jo valmiiksi luokiteltuina, jos se on tutkimusasetelman kannalta mahdollista.

Noudata anonymisoinnin ohjeita. Tarvittaessa autamme anonymisoinnin suunnittelussa.

Aineisto alkaa olla valmis arkistointiin, mitä tehdä?

Ota vapaamuotoisesti yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun sähköpostitse asiakaspalvelu.fsd ( at ) tuni.fi tai ehdota aineistoasi arkistoitavaksi lomakkeella. Aineistot toimitetaan Tietoarkistoon vasta myöhemmin.

Vastauksena saat tarkemmat ohjeet käsittelysopimusta ja aineiston siirtoa koskien. Koska aineistot arkistoidaan lähtökohtaisesti anonyymeina, arkistoitavasta aineistosta tulee poistaa suorat ja tunnistamisen mahdollistavat epäsuorat tunnistetiedot Tietoarkiston ohjeistuksen mukaisesti.

Tietoarkistossa tarkistamme aina alkuperäisen tutkijan jo tekemän anonymisoinnin ja poistamme tarvittaessa lisää tunnistetietoja prosessoinnin aikana. Tietoarkisto auttaa tarvittaessa arkistoitavan aineiston anonymisointiin liittyvissä kysymyksissä.

Käsittelysopimus kuntoon

Ennen aineiston toimittamista Tietoarkistoon tehdään sähköpostitse EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämä käsittelysopimus, joka ei vaadi allekirjoitusta. Samassa yhteydessä pyydämme myös tietoja aineiston rekisterinpitäjästä, aineistoon sisältyvistä rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietojen tyypeistä.

Aineiston tallentaminen Tietoarkistoon

Kun käsittelysopimus on tehty, Tietoarkisto lähettää asiakkaalle aineiston siirtoa varten linkin palveluportaali Ailaan. Jotta siirtotyökalua voi käyttää, asiakkaan on rekisteröidyttävä ja kirjauduttava Ailan käyttäjäksi. Aila tukeutuu HAKA-käyttäjätunnistusjärjestelmään. Suomalaisten korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten henkilökunta ja opiskelijat voivat kirjautua Ailan käyttäjiksi omilla käyttäjätunnuksillaan.

Ailassa aineiston datatiedosto(t), kuvailutiedot ja muu oheismateriaali siirretään tietoturvallisesti. Siirron yhteydessä kysytään myös perustietoja aineiston sisällöstä, keruusta ja aineistosta jo tuotetuista julkaisuista.

Lopullinen arkistointipäätös ja varsinainen arkistointisopimus tehdään vasta kun materiaali on Tietoarkistossa, ja aineistopalvelumme on voinut arvioida aineiston arkistoitavuuden ja sen, mikä käyttöehto tai -ehdot soveltuvat aineistoon parhaiten.

Tarvitsetko aineiston pysyvän tunnisteen artikkelin julkaisemiseksi?

Monet tieteelliset julkaisut edellyttävät tutkimusaineistojen avaamista tutkimustulosten verifioinnin ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi. Tietoarkisto antaa kaikille arkistoitaville aineistoille pysyvät tunnisteet eli PIDit. Käytämme URN-tunnuksia. Saat aineistosi pysyvän tunnisteen kysymällä sitä sähköpostitse asiakaspalvelusta.

Miten aineiston käsittely etenee Tietoarkistossa?

Tyypillisesti aineistot valmistuvat muutaman kuukauden kuluttua siitä, kun ne siirretty Tietoarkistoon. Aikatauluun vaikuttavat mm. datan kunto, aineistosta saatavilla oleva dokumentaatio ja kiireellisyysjärjestys. Mahdolliset aineistoa tiedustelevat voi ohjata ottamaan yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun sähköpostitse.

Kun alkuperäisestä aineistosta on prosessoitu arkistoversio, aineisto kuvaillaan ja aineiston sisältöä keskeisesti kuvaavat dokumentit (esim. haastattelukysymykset, kirjoituspyyntö, kyselylomake) tallennetaan sähköisessä muodossa. Tietoarkistossa valmiiksi käsitellyt ja pysyvästi säilytettävät datatiedosto, sisällön kuvailu, koodikirja tai aineisto-opas sekä kooste Tietoarkiston aineistolle tekemistä tunnisteiden poistoista lähetetään lopuksi sähköpostitse aineiston luovuttajalle tai yhdyshenkilölle kommentoitaviksi ja tarkastettaviksi.

Hävitämme Tietoarkistoon toimitetut alkuperäiset tiedostot, kun asiakas on tarkastanut, että tekemämme tunnisteiden poisto ja säilytettävä aineistopaketti ovat hyväksyttäviä. Odotamme vastausta kahden viikon kuluessa. Jos emme saa vastausta tänä aikana, oletamme kaiken olevan kunnossa ja julkaisemme aineiston kuvailun ja aineistoa kuvaavat dokumentit Ailassa. Varsinaiset datatiedostot tulevat samalla ladattaviksi Ailasta sovittujen käyttöehtojen mukaisesti.

  • Aila on Tietoarkiston aineistoluettelo sekä lataus- ja asiointipalvelu.

Vastaamme mielellämme mahdollisiin lisäkysymyksiisi aineistoistamme ja palveluistamme! Ota yhteyttä: asiakaspalvelu.fsd ( at ) tuni.fi