Pennan käyttöehdot

1. Tietoarkisto

1.1. Tietoarkisto on tutkimuksen ja opetuksen valtakunnallinen palveluinfrastruktuuri. Se arkistoi ja välittää koti- ja ulkomaisia sähköisiä tutkimusaineistoja. Yksikkö toimii Tampereen yliopiston yhteydessä.

2. Asiakas

2.1. Asiakas on henkilö tai ryhmä henkilöitä, jotka käyttävät Pennaa kerätäkseen tutkimusaineistoksi kirjoituksia.

3. Penna

3.1. Penna on Tietoarkiston esseetyyppisten kirjoitusaineistojen keruuseen tarkoitettu verkkoalusta. Pennalla kerätyt kirjoitukset arkistoidaan Tietoarkistoon, jos kirjoittajat antavat arkistointiin luvan ja kerätty aineisto on kooltaan riittävä jatkokäyttöä varten.

4. Käyttöehtojen voimassaolo

4.1. Asiakas sitoutuu palvelun käyttöehtoihin sähköpostitse hyväksyessään tarkistetun Penna-lomakkeen ja ilmoittaessaan Tietoarkistolle, että keruu voi alkaa. Palvelun käyttöehdot ovat voimassa molemmille osapuolille keruun alkamisesta siihen saakka, kunnes keruu on päättynyt, arkistointisopimus on tehty ja Tietoarkisto on toimittanut aineiston Asiakkaalle. Palvelun käytöstä ei tehdä erillistä sopimusta.

5. Tietoarkiston vastuut ja vastuuvapaudet

5.1. Keruun valmistelu ja suunnittelu Asiakkaan kanssa tehdään Tietoarkistossa 5-10 työpäivän kuluessa. Joulu- ja kesälomakaudella keruun valmisteluun voi kulua pidempi aika. Tietoarkisto ohjeistaa Asiakasta kerättävien taustatietojen valinnassa ja muotoilussa ja keruukutsun laatimisessa (ohjeet). Tietoarkisto julkaisee Asiakkaan hyväksymän Penna-keruun Asiakkaan valitsemaksi ajaksi.

5.2. Tietoarkistolla ei ole velvollisuutta julkaista Asiakkaan Penna-keruuta, jos Asiakas ei noudata keruun suunnittelussa Tietoarkiston antamia ohjeita.

5.3. Tietoarkisto ei vastaa keruukutsun levittämisestä tai kirjoitusten kerryttämisestä. Tietoarkisto voi kuitenkin tiedottaa keruusta omissa viestintäkanavissaan, ellei Asiakas sitä kiellä.

5.4. Kun keruu on päättynyt ja arkistointisopimus on tehty, Tietoarkisto toimittaa Asiakkaalle kaikki keruuseen tulleet kirjoitukset txt-muodossa zip-pakettina. Jos aineisto arkistoidaan, Tietoarkisto säilyttää suojatusti palvelimellaan kopiot niistä kirjoituksista, joiden arkistointiin kirjoittajat ovat antaneet luvan.

5.5. Tietoarkisto tarkistaa arkistoitavat kirjoitukset ja voi tehdä kirjoituksiin ja niiden taustatietoihin muutoksia tietosuojavaatimusten ja muiden laillisten vaatimusten täyttämiseksi.

5.6. Tietoarkisto huolehtii arkistoitavien kirjoitusten kuvailutietojen tuottamisesta, julkaisemisesta ja jatkokäyttöön luovutuksista arkistointisopimuksessa määritellyin ehdoin. Tietoarkisto vastaa arkistoitavien kirjoitusten pitkäaikaissäilytyksestä niin ikään arkistointisopimuksessa määritellyin ehdoin. Tietoarkisto antaa Asiakkaalle viittausmallin ja pysyvän tunnisteen hänen arkistoimalleen Penna-aineistolle viimeistään arkistoinnin valmistuttua.

5.7. Tietoarkisto ylläpitää Pennan verkkoalustaa ja huolehtii sen käytettävyydestä ja saavutettavuudesta. Palvelun tuottamiseen ei käytetä alihankkijoita.

5.8. Pennan huoltoikkuna on torstaisin kello 7–10. Emme takaa Pennan käytettävyyttä tänä aikana. Pyrimme tekemään tarvittavat huoltotoimenpiteet huoltoikkunan aikana, emmekä ilmoita palvelukatkoista erikseen. Muista huoltokatkosta pyrimme tiedottamaan vähintään viikkoa ennen palvelukatkoa.

5.9. Tietoarkisto ei myönnä palvelulle mitään takuuta tai sitoumusta yli sen, mitä näissä käyttöehdoissa on todettu. Tietoarkisto ei vastaa käyttökatkoista, häiriöistä tai virheistä, jotka johtuvat ylivoimaisesta esteestä. Ylivoimaisia esteitä ovat muun muassa sota, kapina, luonnonmullistus, energianjakelun tai tietoliikenteen keskeytyminen, tulipalo, rahoittajan tai valtioneuvoston asettama oleellinen rajoitus Tietoarkiston toiminnalle, lakko, saarto tai muu yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Tietoarkisto ei myöskään vastaa kolmannen osapuolen ongelmista, toimintakatkoista tai virheistä (tietoverkot, ohjelmistot ja laitteet).

5.10. Palvelun neuvonta-, tuki-, korjaustoimia tehdään arkipäivisin 8-16 välillä. Jos aineistonkeruun estää odottamaton vika tai tekninen virhe Tietoarkistossa, vika pyritään korjaamaan mahdollisimman nopeasti. Karttumassa oleva aineisto varmuuskopioidaan Tietoarkiston tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

5.11. Tietoarkisto ei ole vastuussa arkistoidun Penna-aineiston jatkokäytössä tuotetuista tuloksista ja tulkinnoista. Tietoarkistolla ei ole rahallista vastuuta, jos aineisto tai sen osia tuhoutuu tai vioittuu ylitsekäymättömästä syystä, kolmannen osapuolen toiminnan, teknisen vian tai inhimillisen virheen seurauksena.

6. Asiakkaan vastuut ja oikeudet

6.1. Asiakas sitoutuu käyttämään Pennaa näiden käyttöehtojen ja ohjeiden mukaisesti.

6.2. Asiakas laatii keruukutsun sisällön ja valitsee kirjoittajista pyydettävät taustatiedot Tietoarkiston ohjeiden mukaisesti. Asiakas vastaa siitä, että hänellä on oikeudet käyttää Penna-keruun yhteydessä mahdollisesti julkaistavaa kuvamateriaalia. Asiakas vastaa Penna-keruun levittämisestä. Asiakas voi kieltää keruunsa näkymisen Penna-keruiden listassa ja Tietoarkiston viestintäkanavissa.

6.3. Asiakkaalla on oikeus jatkaa ennalta sovittua keruuaikaa, kun hän pyytää keruuajan jatkamista Tietoarkiston asiakaspalvelulta vähintään viikko ennen alkuperäisen keruuajan päättymistä.

6.4. Asiakas ei voi muokata keruutekstiään sen jälkeen, kun keruu on avattu. Asiakas ei voi poistaa keruuta eikä lyhentää alun perin julkaistua keruuaikaa. Tällä rajoituksella varmistetaan kirjoittajille Pennassa luvattu mahdollisuus osallistua keruuseen sekä täydentää, muokata ja poistaa kirjoituksensa keruun aikana. Keruu on mahdollista poistaa tai keskeyttää ainoastaan poikkeustapauksessa erikseen sopimalla.

6.5. Pitkissä keruissa Asiakkaalle voidaan pyynnöstä toimittaa kertyneitä kirjoituksia tarkasteltavaksi jo ennen keruun päättymistä, mutta Asiakkaalla on oikeus käyttää tutkimuksessaan ja tutkimusjulkaisuissaan ainoastaan keruun päätyttyä hänelle toimitettua aineistoversiota. Näin varmistetaan, ettei Asiakkaan käyttämä aineisto sisällä sellaisia kirjoituksia, joiden kirjoittaja on myöhemmin perunut osallistumisensa keruuseen tai muokannut kirjoitustaan.

6.6. Asiakkaan tulee tehdä Penna-keruustaan arkistointisopimus Tietoarkiston kanssa, mikäli arkistointiluvan sisältäneitä kirjoituksia on riittävästi jatkokäyttöön soveltuvan tutkimusaineiston muodostamiseksi. Arkistointisopimus tehdään heti sen jälkeen, kun Penna-keruu on päättynyt. Kun sopimus on tehty, kirjoitukset toimitetaan asiakkaalle. Jos Asiakas ei tee keräämäänsä Penna-aineistoa koskevaa arkistointisopimusta kuuden kuukauden sisällä keruun päättymisestä, jäävät arkistointiluvan sisältäneiden kirjoitusten käyttöoikeudet Tietoarkistolle.

6.7. Asiakkaalla on oikeus kirjata arkistointisopimukseen määräaika aineiston omaan käyttöön ennen kuin aineistoa toimitetaan jatkokäyttöön Ailan kautta. Asiakas voi pyytää pidennystä määräaikaan sopimalla asiasta Tietoarkiston asiakaspalvelun kanssa hyvissä ajoin ennen määräajan umpeutumista.

6.8. Asiakkaan tulee kertoa tutkimusjulkaisussaan tai opinnäytteessään, että hän on käyttänyt Tietoarkiston Pennaa aineiston keräämiseen.

6.9. Jos Asiakas havaitsee keruun aikana palvelussa toimintahäiriön tai muun vian, hänen tulee ilmoittaa siitä Tietoarkistolle viipymättä.

7. Henkilötietojen käsittely

7.1. Asiakastiedot. Asiakkaan henkilötietoja käsitellään Penna-keruun suunnittelu- ja toteutusvaiheessa Tietoarkiston asiakastietojen käsittelyn mukaisesti (Asiakaspalvelun tietosuojaseloste). Asiakkaan nimi, yhteystiedot ja taustaorganisaatio julkaistaan Penna-keruun yhteydessä, jotta kirjoittajat tietävät, kuka on tutkimuksen tekijä ja lisätietojen antaja.

7.2. Kun asiakas tekee arkistointisopimuksen Tietoarkiston kanssa, hänen yhteystietonsa kirjataan Tietoarkiston asiakasrekisteriin (Arkistointisopimuksen tietosuojaseloste) tutkimusaineiston arkistoinnista).

7.3. Kirjoittajan henkilötiedot. Pennan käyttö ei edellytä kirjoittajalta rekisteröitymistä. Penna on tarkoitettu ensisijaisesti avoimina kutsuilmoituksina kerättäville kirjoitusaineistoille, jolloin keruussa ei käsitellä missään vaiheessa kirjoittajien henkilötietoja. Taustatiedot kerätään pääosin valmiiksi luokiteltuina ja kirjoittajia ohjeistetaan kirjoittamaan ilman oikeita nimiä. (Katso Pennan ohjeet kirjoittajalle.) Kirjoittajien laitteiden IP-osoitteita ei tallenneta kirjoitusten yhteyteen.

7.4. Kirjoituksissa mahdollisesti ilmenevien henkilötietojen käsittelystä vastaavat Asiakas ja Tietoarkisto yhdessä (yhteisrekisterinpitäjyys). Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain 27 § mukaisesti akateemisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoitukseen, eikä keruuta varten tarvita tietosuojailmoitusta. Tietoarkisto voi tarvittaessa muokata arkistoitavia kirjoituksia tietosuojavaatimusten ja muiden laillisten vaatimusten täyttämiseksi.

7.5. Jos Asiakas haluaa olla yhteydessä kirjoittajiin, esimerkiksi haastattelujen tekemiseksi, kirjoittajia tulee kehottaa ottamaan suoraan yhteyttä Asiakkaaseen Pennan kirjoitusohjeessa. Tällöin Asiakas vastaa itse haastattelujen toteuttamisen tietosuojasta.

8. Laskutus

8.1. Tietoarkisto ei laskuta Pennan käytöstä. Laskutus on mahdollista asiakkaan kanssa tehtävän erillisen sopimuksen puitteissa, jos asiakkaan Penna-keruu vaatii Tietoarkistolta käyttöehdoissa annetusta palvelukuvauksesta poikkeavia tietoteknisiä tai muita ratkaisuja ja Tietoarkisto on valmis toteuttamaan ne.

9. Erimielisyydet

9.1. Käyttöehtojen soveltamista koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti asiakkaan ja Tietoarkiston välisissä neuvotteluissa. Riitatapauksissa sovelletaan Suomen lakia.

Nämä ehdot saatettu voimaan 9.4.2020. Ne ovat voimassa toistaiseksi ja korvaavat mahdolliset aikaisemmat käyttöehdot.