Ohjeet kirjoitusaineiston keräämiseen Pennalla

Pennaa voivat käyttää tutkijat ja pro gradu -aineiston keruuseen myös opiskelijat. Penna soveltuu aineistonkeruuseen silloin, kun tavoitteena on tutkia kokonaisia kirjoituksia, jotka on laadittu esseetyyppisesti. Jos sen sijaan haluat tutkia kirjoitusvastauksia useampaan täsmälliseen kysymykseen, sinulle soveltuu Pennaa paremmin jokin lomakekyselyihin tarkoitettu ohjelma.

Kirjoitusohjeen laatiminen ja taustatietojen valitseminen

Penna-keruu sisältää aina laatimasi kirjoitusohjeen ja rajallisen määrän valitsemiasi taustatietokysymyksiä. Voimme liittää Pennan keruulomakkeeseen myös kuvan, jos sinulla on kuvaan tekijänoikeudet.

Pennaan laadittava kirjoitusohje on hyvä kirjoittaa yleiskielellä. Kirjoitusohjeeseen ei kannata sisällyttää esimerkiksi teoreettista tutkimusasetelmaa, tieteellisiä termejä tai hypoteeseja. Tutkittaville tarkoitetun kirjoitusohjeen tulisi olla tiivis, ymmärrettävä ja tutkittavasta aiheesta kirjoittamaan houkutteleva. Varsinaisen kirjoitusaiheen lisäksi voit sisällyttää ohjeeseen muutaman kirjoittamista helpottavan ja ohjaavan apukysymyksen kirjoittajalle.

Voit valita Penna-keruuseen muutaman taustatietokysymyksen (yleensä 2-4), jotka kertovat jotain tutkittavista. Tyypillisimmät käytetyt taustatiedot ovat sukupuoli ja ikäryhmä. Taustatiedot voi valita Tietoarkiston malliesimerkeistä tai ne voi laatia itse. Laadithan taustatiedot siten, että niiden perusteella ei ole mahdollista tunnistaa vastaajaa.

Kun haluat käyttää Pennaa aineistosi keräämiseen, lähetä laatimasi kirjoituskutsuluonnos ja valitsemasi taustatietokysymykset Tietoarkiston asiakaspalveluun.

Laita sähköpostiviestisi otsikoksi Ehdotus Penna-keruuksi ja lähetä viesti osoitteeseen asiakaspalvelu.fsd ( at ) tuni.fi.

Penna-keruun avaaminen

Saatuamme kirjoituskutsuluonnoksesi ja valitsemasi taustatiedot, siirrämme tekstin Pennaan ja lisäämme keruulomakkeeseen mm. maininnat arkistoinnista ja ohjeita Pennan käyttöön. Tarvittaessa editoimme tekstiä, jotta se ei sisältäsi esimerkiksi päällekkäisyyksiä tai ristiriitaisuuksia liittämiemme tekstiosuuksien kanssa. Lähetämme keruulomakkeen tarkastettavaksesi ennen julkaisua.

Keruulomake julkaistaan Pennassa ilmoittamanasi ajankohtana ja se on auki sovitun ajan. Keruuaikaa on tarvittaessa mahdollista pidentää myös jälkikäteen, jos siitä sovitaan kanssamme hyvissä ajoin ennen keruun alkuperäistä päättymisaikaa. Keruun julkaisemisen yhteydessä voit myös ilmoittaa, jos et halua keruulinkkisi näkyvän Pennan etusivulla avointen keruiden listalla tai Tietoarkiston tiedottavan avautuneesta keruusta some-viestinnässään. Raportoimme sinulle vastaussaldon karttumisesta keruuajan pituudesta riippuen noin 1-2 viikon välein, tai aina tarvittaessa pyynnöstäsi.

Penna-keruun levittäminen on tutkijan vastuulla

Onnistuneessa Penna-keruussa kirjoituskutsuteksti on laadittu huolella, keruukutsun levittäminen on suunniteltu ja toteutettu hyvin, ja keruu on avoinna riittävän ajan.

Kirjoitusten keräämiseksi Penna-linkkiä voi levittää esimerkiksi sosiaalisessa mediassa tai erilaisilla sähköpostilistoilla. Penna-linkin voi tarjota myös kohderyhmää edustaville yhdistyksille, järjestöille, organisaatioille ja vastaaville heidän kanaviensa kautta eteenpäin levitettäväksi. Vaikka kirjoitukset kerätäänkin verkossa, saattaa kohderyhmän joissakin tapauksissa tavoittaa tehokkaasti myös perinteisiä kanavia pitkin, kuten ilmoitustaulu- tai lehti-ilmoituksella.

Tietosuojasta

Penna on tarkoitettu ensisijaisesti avoimina kutsuilmoituksina kerättäville kirjoitusaineistoille, jolloin keruussa ei käsitellä missään vaiheessa kirjoittajien henkilötietoja. Taustatiedot kerätään pääosin valmiiksi luokiteltuina ja kirjoittajia ohjeistetaan kirjoittamaan ilman oikeita nimiä. (Katso Pennan ohjeet kirjoittajalle.) Kirjoittajien kirjoitusten lähettämiseen käyttämien laitteiden IP-osoitteet hävitetään automaattisesti vuorokauden sisällä kirjoituksen lähettämisestä.

Koska aineiston kerääjä ja Tietoarkisto eivät voi tietää, keitä mahdolliset kirjoittajat ovat, ei tarvita myöskään erillistä tietosuojailmoitusta. Kirjoitukset kerätään tietosuojalain 27 § mukaisesti akateemisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksiin. Rekisterinpitäjiä ovat Tietoarkisto ja Pennaa käyttävä tutkija yhdessä.

Jos kuitenkin haluat käyttää Pennaa kohdennetusti tietyille henkilöille - esimerkiksi lähettämällä sähköpostia suoraan mahdollisille tutkittaville - sinun tulee laatia keruuta varten tutkittaville annettava tietosuojailmoitus. Tietosuojailmoituksesta katso Aineistonhallinnan käsikirjan osio Informointi henkilötietojen käsittelystä. Sähköpostiosoitteiden ja henkilönimien käsittelyyn ei Penna-keruissa sovelleta tietosuojalain 27 §:ää.

Kirjoitusten arkistointi ja toimittaminen kerääjälle

Kun keruu päättyy, saat saapuneet kirjoitukset taustatietoineen itsellesi tekstimuodossa (txt-tiedostoina). Kopiot niistä kirjoituksista, joiden kirjoittaja on antanut luvan kirjoituksensa arkistointiin, jäävät Tietoarkistoon odottamaan arkistointia. Tässä vaiheessa Tietoarkisto tekee kanssasi arkistointisopimuksen. Sopimuksessa voit mm. määrittää, milloin arkistoitavat kirjoitukset saa luovuttaa jatkokäyttöön.