Ohjeet kirjoitusaineiston keräämiseen Pennalla

Pennaa voivat käyttää tutkijat ja pro gradu -aineiston keruuseen myös opiskelijat. Penna soveltuu aineistonkeruuseen silloin, kun tavoitteena on tutkia kokonaisia kirjoituksia, jotka on laadittu esseetyyppisesti. Jos sen sijaan haluat tutkia kirjoitusvastauksia useampaan täsmälliseen kysymykseen, sinulle soveltuu Pennaa paremmin jokin lomakekyselyihin tarkoitettu ohjelma.

22.2.2022

HUOM! Teemme Tietoarkistossa järjestelmien ja toimintojen uudelleen organisointia, jonka vuoksi uusia Penna-keruita voidaan avata aikaisintaan toukokuussa 2022. Jos aineistokeruullasi on kiire, katso vaihtoehtoja oman organisaatiosi tarjoamista lomakepalveluista.

Ohjeet päivitetty 20.1.2022

Kirjoitusohjeen laatiminen ja taustatietojen valitseminen

Penna-keruu sisältää aina laatimasi kirjoitusohjeen ja rajallisen määrän valitsemiasi taustatietokysymyksiä. Voimme liittää Pennan keruulomakkeeseen myös haluamasi kuvan. Varmista, että sinulla on oikeus käyttää kuvaa.

Pennaan laadittava kirjoitusohje on hyvä kirjoittaa yleiskielellä. Kirjoitusohjeeseen ei kannata sisällyttää esimerkiksi teoreettista tutkimusasetelmaa, tieteellisiä termejä tai hypoteeseja. Tutkittaville tarkoitetun kirjoitusohjeen tulisi olla tiivis, ymmärrettävä ja tutkittavasta aiheesta kirjoittamaan houkutteleva. Varsinaisen kirjoitusaiheen lisäksi voit sisällyttää ohjeeseen muutaman kirjoittamista helpottavan ja ohjaavan apukysymyksen kirjoittajalle.

Voit valita Penna-keruuseen muutaman taustatietokysymyksen (enintään neljä), jotka kertovat jotain tutkittavista. Tyypillisimmät käytetyt taustatiedot ovat sukupuoli ja ikäryhmä. Taustatiedot voi valita Tietoarkiston malliesimerkeistä tai ne voi laatia itse. Laadithan taustatiedot siten, että niiden perusteella ei ole mahdollista tunnistaa vastaajaa.

Sopiva keruuaika on yleensä 1-3 kuukautta. Vastausmäärään vaikuttaa enemmän hyvin suunniteltu ja toteutettu tiedottaminen kuin pitkä keruuaika.

Jos haluat käyttää Pennaa tutkimusaineistosi keräämiseen, lähetä laatimasi kirjoituskutsuluonnos ja valitsemasi taustatietokysymykset Tietoarkiston asiakaspalveluun. Kerro samassa yhteydessä, millä tavoin suunnittelet tavoittavasi kohdejoukkosi ja tiedottavasi heille keruusta.

Laita sähköpostiviestisi otsikoksi Ehdotus Penna-keruuksi ja lähetä viesti osoitteeseen asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi.

Penna-keruun avaaminen

Saatuamme kirjoituskutsuluonnoksesi, valitsemasi taustatiedot ja keruusuunnitelmasi, teemme arvion siitä soveltuuko tutkimusaineisto Pennalla kerättäväksi. Jos soveltuu, siirrämme tekstin Pennaan ja lisäämme keruulomakkeeseen mm. maininnat arkistoinnista ja ohjeita Pennan käyttöön. Tarvittaessa editoimme tekstiä, jotta se ei sisältäsi esimerkiksi päällekkäisyyksiä tai ristiriitaisuuksia liittämiemme tekstiosuuksien kanssa. Lähetämme keruulomakkeen tarkastettavaksesi ennen julkaisua. Keruulomake julkaistaan Pennassa ilmoittamanasi ajankohtana ja se on auki sopimamme ajan.

Keruulomake julkaistaan Pennassa ilmoittamanasi ajankohtana ja se on auki sovitun ajan. Keruuaikaa on tarvittaessa mahdollista pidentää myös jälkikäteen, jos siitä sovitaan kanssamme hyvissä ajoin ennen keruun alkuperäistä päättymisaikaa. Keruulomaketta ei voi kuitenkaan muokata eikä keruuaikaa lyhentää keruuilmoituksen julkaisemisen jälkeen.

Ilmoita meille tässä vaiheessa myös, jos et halua keruun näkyvän Pennan etusivulla (Avautuu uuteen välilehteen) avointen keruiden listalla, etkä toivo Tietoarkiston mainitsevan keruusta sosiaalisen median sivuillaan.

Ilmoittaessasi keruulomakkeen olevan julkaisuvalmis, hyväksyt samalla Penna-palvelun käyttöehdot (Avautuu uuteen välilehteen) .

Keruun ollessa käynnissä voit tiedustella kertyneiden vastausten määrää Tietoarkiston asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi).

Keruukutsun levittäminen on tutkijan vastuulla

Aineistonkerääjänä vastaat itse keruukutsusi levittämisestä. Onnistuneessa Penna-keruussa kirjoituskutsuteksti on laadittu huolella, keruukutsun levittäminen on suunniteltu ja toteutettu hyvin.

Kirjoitusten keräämiseksi Penna-linkkiä voi levittää esimerkiksi sosiaalisessa mediassa tai erilaisilla sähköpostilistoilla. Penna-linkin voi tarjota myös kohderyhmää edustaville yhdistyksille, järjestöille, organisaatioille ja vastaaville heidän kanaviensa kautta eteenpäin levitettäväksi. Vaikka kirjoitukset kerätäänkin verkossa, saattaa kohderyhmän joissakin tapauksissa tavoittaa tehokkaasti myös perinteisiä kanavia pitkin, kuten ilmoitustaulu- tai lehti-ilmoituksella.

Tietosuojasta

Penna on tarkoitettu avoimina keruukutsuina kerättäville kirjoitusaineistoille, jolloin keruukutsua ei lähetetä suoraan yksittäisille henkilöille. Aineiston kerääjä ja Tietoarkisto eivät pyydä henkilötietoja mahdollisilta kirjoittajilta. Myös taustatiedot kerätään pääosin valmiiksi luokiteltuina ja kirjoittajia ohjeistetaan kirjoittamaan mainitsematta henkilöiden. (Katso Pennan ohjeet kirjoittajalle (Avautuu uuteen välilehteen) .) Kirjoittajien kirjoitusten lähettämiseen käyttämien laitteiden IP-osoitteita ei tallenneta kirjoitusten yhteyteen.

Kirjoitukset kerätään tietosuojalain 27 § mukaisesti akateemisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksiin, eikä erillistä tietosuojailmoitusta laadita. Penna-aineistoissa toisena rekisterinpitäjänä on aina Tietoarkisto.

Kirjoitusten arkistointi ja toimittaminen kerääjälle

Keruun päätyttyä Tietoarkisto tekee kanssasi arkistointisopimuksen (Avautuu uuteen välilehteen) , jos kirjoituksia on kertynyt arkistointia varten riittävästi. Sopimuksessa voit mm. määrittää, milloin arkistoitavat kirjoitukset saa luovuttaa jatkokäyttöön.

Kun arkistointisopimus on tehty, saat saapuneet kirjoitukset taustatietoineen itsellesi tekstimuodossa (txt-tiedostoina). Tutkijalle toimitetaan aineistosta anonymisoimaton raakaversio. Kopiot niistä kirjoituksista, joiden kirjoittaja on antanut luvan kirjoituksensa arkistointiin, jäävät Tietoarkistoon odottamaan arkistointia.