Pääkirjoitus 2/2012
Kun läppäri leviää
Ensin huonot uutiset: otsikko liittyy valitettavasti erääseen tutkimusaineistoon, josta ei löytynyt ainuttakaan varmuuskopiota. Hyvät uutiset: kovalevy virkosi henkitoreistaan tietoarkistossa ja aineisto saatiin pelastettua. Läppäri poistui käytöstä mutta vuosikaupalla työtä niellyt arvokas tutkimusaineisto saatiin talteen ja jatkokäyttöön. Huh helpotusta.
Näissä asioissa jokaisen kannattaa katsoa itseensä. Suhtaudummeko riittävän vakavasti sähköisten tutkimusaineistojen säilyttämiseen ja toimimmeko asiassa tarpeeksi järkiperäisesti ja systemaattisesti? Onko minulla käytössäni selkeä järjestelmä tiedostojen nimeämiseen ja versionhallintaan, aineistotiedostojen säilyttämiseen ja erityisesti varmuuskopiointiin? Tallennanko aineiston perusversion ja uusimman version varmuuskopiot useille tallennevälineille ja säilytänkö niitä useassa turvallisessa paikassa? Ja tiedänkö varmasti, että aineistoni säilyy hyvässä turvassa ja käyttökuntoisena pitkään, jos tarvitsen sitä itse tai joku muu käyttäisi sitä joskus myöhemmin?
En ole koskaan yrittänyt vakuuttaa keräämiäni tutkimusaineistoja vakuutusyhtiössä. Ajatusleikkihän se ehkä enemmän olisi, koska Suomessa yliopistot ovat vasta alkumetreillä vakuutusturvansa kehittämisessä. Vai olisiko se leikkiä sittenkään, koska ainakin yhteiskuntatieteissä enemmistö vähänkään isommista sähköisistä tutkimusdatoista on keruu- ja työkustannuksiltaan suuria. Niiden arvoiset esineet, ajoneuvot, osakehuoneistot tai kiinteistöt saatetaan aivan tavanomaisesti vakuutusturvan piiriin.
Ajatellaan siis kuitenkin. Voisivat vakuutusyhtiössä vähän hämmästyä. Ryhtyisivät varmaankin kyselemään tavanomaisia. Kuka aineiston omistaa? Minkä arvoinen se on sekä missä ja millä tavalla sitä säilytetään? – Osaisinko vastata kaikkeen?
Luultavasti sanoisivat myös pian rehellisesti, että sähköiset tutkimusaineistot eivät heidän mielestään oikein sovi perinteisen omaisuusvakuuttamisen piiriin, koska tekijän on laillista ja helppoa kopioida ja säilyttää niitä. Joten hoitakaa homma itse.
Opiskeluaikanani näistä asioista ei puhuttu mitään ja kun tulin töihin yliopistoon 25 vuotta sitten, ei tällaisia asioita esiin nostettu. Ainoa perehdytysdokumentti työhön oli Tampereen yliopiston pieni kansio, johon keskushallinto oli koonnut aakkosjärjestykseen puhelinnumeroita ja pykäliä, joita valtion virastossa tuli varmasti muistaa tai visusti välttää. Tietokoneista ja tiedostojen ja aineistojen hallinnasta ei puhuttu mitään – eikä juuri puhuta vieläkään.
Tiedostojen hallintaan yliopistoväen kannattaa tarvittaessa kysyä neuvoa oman laitoksen tai yksikön mikrotuelta tai muilta paikallisilta asiantuntijoilta. Aineistojen hallinnan suunnittelussa ja pitkäaikaissäilytyksessä auttaa tietoarkisto. Meiltä saa kysyä.
Siihen läppäriin jäänyttä ainutta aineistoa esitellään tässä Tietoarkisto-lehden numerossa.
Sami Borg
Johtaja