• Takaisin etusivulle

Teksti: Tuomas J. Alaterä, kuva: Gry Henriksen

IASSISTin toiminta on paljon muutakin kuin suurelle yleisölle näkyvä konferenssi

Norjan Bergenissä 31.5.–3.6. pidetty IASSIST oli tänäkin vuonna menestys, joka kokosi paikalle noin 250 data-alan asiantuntijaa. Kerran vuodessa järjestettävä konferenssi on data-arkistointi- ja tietopalvelualan kansainvälisen järjestön päätapahtuma. Konferenssijärjestelyt ovat suuri ponnistus, mutta vuoden aikana järjestöllä on paljon muutakin toimintaa.

IASSISTin toiminnassa vuotuinen konferenssi on näyttävin ja suurelle yleisölle tutuin tapahtuma. Onhan järjestöllä ja konferenssilla käytännössä sama nimikin. Suuren tapahtuman järjestäminen ja perinteikkään järjestön hoivaaminen vaativat kuitenkin paljon myös sellaista työtä, joka ei tavalliselle konferenssivieraalle näy. Kulisseissa tapahtuu läpi vuoden, ja luonnollisesti myös konferenssiviikon aikana.

IASSISTin johtoryhmä ja hallitus kokoontuvat virtuaalisesti kerran kuussa. Pysyvät työryhmät ja intressiryhmät raportoivat toiminnastaan ja tavoitteistaan. Konferenssiviikon aloittaa aina koko päivän mittainen kokousrutistus "Administrative Committee Meeting". Siellä vahvistetaan toimihenkilöt tulevalle jäsenyysvuodelle ja käydään keskustelua järjestön lähiaikojen tavoitteista ja panostuksista. Järjestön varsinainen vuosikokous pidetään myöhemmin viikolla, osana varsinaista konferenssiohjelmaa. Ryhmäkokouksia ja muita tapaamisia pidetään tauoilla ja lounaalla. Puheenjohtaja valmistelee illalla seuraavan päivän asioita.

IASSIST tarjoaa läpi vuoden tukea ja verkostoja

IASSIST on alusta alkaen ollut henkilöjäsenyyteen ja vapaaehtoisuuteen perustuva järjestö. Sen tärkein yhteisöllinen taito on tarjota kollegiaalinen verkosto, jonka tukeen tutkimusdatan kanssa työskentelevät voivat nojautua. Verkostoitumiseen ja uusien aktiivien löytämiseen konferenssi on paras areena.

Monimuotoisuus ja kilpailu ammattilaisista ovat tälläkin alalla tiivistyneet viime vuosina. IASSISTin hallitus päätti toisena vuonna peräkkäin tukea sponsoriohjelmansa avulla valikoituja data-alan ammattilaisten konferensseja. Sponsoroinnilla pyrimme kasvattamaan näkyvyyttämme siellä, missä tutkimusdatasta puhutaan, solmimaan kahdenvälisiä suhteita toisiin organisaatioihin ja tuomaan jäsentemme asiantuntemusta esille. Seuraava tilaisuus, jota IASSIST tukee, on tutkimuskirjastojen LIBER-konferenssi Helsingissä kesäkuussa.

Aivan yhtä tärkeä tukimuoto on Fellows-toiminta, jonka avulla vuosittain mahdollistamme muutaman aliedustetuilta tai taloudellisesti kehittymättömämmiltä alueilta tulevan osallistujan konferenssimatkan. Tänä vuonna he tulivat Iranista, Intiasta, Taiwanista ja Kroatiasta. Tavoite on, että osallistumisen ja oppimisen ohella he voivat myös verkostoitua ja palattuaan vahvistaa kotiorganisaationsa osaamista.

Uusi järjestelmä helpottaa ohjelmakomitean työtä

Yksi järjestön keskeisimmistä töistä on seuraavan konferenssin valmistelu. IASSIST-konferenssi tehdään pitkälti vapaaehtoisvoimin, joten on tärkeää saada sitoutuneet jäsenet vastaamaan järjestelyistä ja löytää organisaatiot, jotka voivat antaa työntekijöidensä resursseja konferenssivalmisteluun - niin paikallisten järjestelyjen kuin ohjelmankin laatimiseen.

Konferenssin järjestämiseen liittyvä työkuorma on huomattava, ja olemmekin valtavan kiitollisia resursseista, joita olemme saaneet käyttöömme. Toisaalta konferenssin tuominen omalle paikkakunnalle, omaan organisaatioon, tai konferenssin sisällöstä vastaaminen, ovat verrattomia tapoja tuoda omaa työkenttää laajemmin näkyville.

Pyrkimyksemme on tehdä järjestäjien kuormasta tulevaisuudessa hieman kevyempi. Tänä vuonna käyttöön otettiin tapahtumanhallintajärjestelmä OpenConf, joka merkittävästi helpotti ohjelmakomitean työtä ja muun muassa salli esittäjien itsensä ladata esityksensä muiden nähtäville.

Kokemukset ensimmäisestä käyttökerrasta olivat rohkaisevia mutta eivät yllättäviä. Hyvää aineistonhallintaa, koskee se dataa tai konferenssiabstrakteja, suosittelemme parhaimpina käytäntöinä asiakkaillemmekin!

Pitkä historia vaatii vaalimista

Järjestön jäsenmäärä on selkeästi kasvanut ja vaihtuvuus on lisääntynyt. Emme voi enää menneiden vuosien tapaan laskea yliopistokirjastojen ja data-arkistojen varaan muidenkaan verkkopalvelujemme pyörittämisessä. Jatkuvuus on turvattava joitakin palveluita keskittämällä.

Haluamme myös muistaa oman historiamme. Toiminta on alkanut 1974 ja jatkunut keskeytyksettä tähän päivään. Historiallista materiaalia on kertynyt paljon, mutta paljon olisi vielä kokoamatta. Kun ikää on 42 vuotta, tarkoittaa se, että nuorimmatkin osallistujat alkuvuosilta alkavat pian olla eläkeiän kynnyksellä. Niinpä olemme asettaneet tavoitteeksi edistää IASSISTin arkistojen digitointia, suullisen historian kokoamista sekä digitaalisten kokoelmien saattamista tutkimuskäyttöön ja soveltuvin osin myös jäsenten saataville.

Vuonna 2015 parhaan konferenssipaperin palkinnon voittivat Kristin Eschenfelder et.al. data-arkistojen historiaa ja yhteiskuntatieteellisen datan arkistoinnin kestävyyttä 1960-luvulta alkaen käsittelevällä tutkimuksellaan. Tätä työtä toivomme voivamme itse rikastaa.

Seuraava konferenssi pidetään toukokuussa 2017 Kansasin yliopistossa, Lawrencen pienessä yliopistokaupungissa. Vapaaehtoiset ovat jo aloittaneet työnsä.

Lue lisää

• Lue viime syksyn Tietoarkisto-lehdestä, miten Alaterästä tuli IASSISTin puheenjohtaja.
  » Alaterä kipusi Tampereelta kansainvälisen datajärjestön huipulle