Kvalitetsarbete i Dataarkivet

Dataarkivet är ansvarsfullt och pålitligt

Dataarkivet har sedan 2014 ett internationellt certifikat över dataarkivets tillförlitlighet. Först DSA-certifikatet (Data Seal of Approval) och från och med 2017 CoreTrustSeal (CTS)-certifikatet.

Det nuvarande certifikatet gäller till november 2023. Dataarkivet följer upp och utvecklar kontinuerligt sin verksamhet så att certifieringen alltid kan förnyas för följande period.

I Finland har Dataarkivet godkänts för forskningsinfrastrukturernas vägvisare åren 2009, 2014 och 2020. Vägvisaren som gjorts 2020 gäller till 2024.

Dataarkivets kvalitetsarbete styrs av Tammerfors universitets kvalitetssystem och det praktiska genomförandet sköts av den utsedda kvalitetskoordinatorn. Universitetets kvalitetssystem kompletteras av Dataarkivets eget kvalitetsarbete.

Dataarkivet har förbundit sig till TRUST-principerna som upprätthåller dataarkivens tillförlitlighet och genomför FAIR-principer i sin materialförvaltning och sina tjänster. Dataarkivet ingår i re3data, en global register för datarepositorier.

Arkivbildningsplanen och den interna handboken styr verksamheten

Kvalitetssäkring är en väsentlig del av Dataarkivets verksamhet.

Vår roll som en ledande expertorganisation inom långtidstillgång på elektroniskt forskningsmaterial, en nationell stödenhet för forskning och undervisning samt som en internationell aktör kräver ett innovativt grepp samt noggrant övervägda, enhetliga och anvisade förfaringssätt och öppenhet i verksamheten.

I behandlingen och beskrivningen av material iakttar vi beprövade nationella och internationella standarder, modeller och praxis. Dessa omfattar exempelvis den internationella beskrivningsmodellen DDI, som utvecklats för att beskriva samhällsvetenskapliga forskningsdata, den internationella referensmodellen OAIS (ISO14721:2012) för arkiv med långtidsförvaring av elektroniskt material samt definitioner för en nationell långtidsförvaringstjänst.

Det viktigaste interna dokumentet som styr Dataarkivets verksamhet är arkivbildningsplanen, dvs. ABP. I den beskrivs bland annat arbetsprocessen för datatjänsten, Dataarkivets datasäkerhets- och dataskyddspraxis samt hur Dataarkivet beaktar lagstiftningen i sitt arkivarbete.

Arkivbildningsplanen kompletteras av den interna handboken, där det bland annat finns detaljerade praktiska anvisningar för arkiveringsprocessen och dokumentering av material i enlighet med DDI-formatet.

För en systematisk utveckling anser vi det vara viktigt att upprätthålla och utveckla särskilt våra följande verksamhetssätt och praxis:

Dataarkivets verksamhetshandbok. Dataarkivets verksamhetshandbok har tagits fram i enlighet med universitetets gemensamma struktur och den innehåller fyra huvudkapitel: Mål och ledarskap, Resurser, Uppgifter och Kvalitetsledning och utveckling. Dataarkivets kvalitetskoordinator och kvalitetsgrupp ansvarar för verksamhetshandboken.

Strategi- och verksamhetsplaner, datahanteringspolicy, arbetsordningen och årsberättelser. Dataarkivet gör årsplaneringen i enlighet med universitetets praxis och anvisningar. Dataarkivets verksamhet styrs av en nationell delegation.

Arkivbildningsplan (ABP). I arkivbildningsplanen behandlas Dataarkivets datalager i dokumentform och åtgärder. I planen beskrivs bland annat arbetsprocessen i datatjänsten, sållningsprinciperna och datasäkerhets- och dataskyddspraxis. Som bilagor till planen finns dataskyddsbeskrivningen och datasystembeskrivningarna.

Intern handbok. Ämnesområdena i Dataarkivets interna handbok är alla arkivets centrala funktioner: materialanskaffning, dokumentering enligt DDI-format, processning av datafiler, kundtjänst, information, administration, manualer för de program som gjorts i arkivet, utbildningsmaterial och datasäkerhetsanvisningar. Handboken säkerställer funktionernas enhetlighet och kvalitet samt underlättar introduktion i arbetet.

Databokslut. Databokslutet som årligen upprättas innehåller grundläggande principer för arkivering och överlåtelse för återanvändning av forskningsmaterial, tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för materialbehandlingen samt de mest centrala årliga statistiska uppgifterna och insamlingarna.

Operationell databas. Med hjälp av Dataarkivets databas avsedd för internt bruk förvaltas kundinformation samt koordineras arkiveringen av material och användartjänstens verksamhet. Med hjälp av databasrapporterna följer man bland annat upp hur de mål som ställts i strategi- och verksamhetsplanen uppnås och materialarkiveringsprocessen.

Dokumentering av eget arbete. Många av Dataarkivets uppgifter är unika i Finland och till sin karaktär sådana att endast en expert hanterar dem i en organisation av Dataarkivets storlek. En noggrann dokumentering av det egna arbetet är viktig för den fortlöpande verksamheten särskilt i situationer av personalbyte.

Veckomöte och intranät. Praxis som säkerställer den interna informationsgången är bland annat ett gemensamt möte för hela personalen varannan vecka, gemensamma nätverksenheter, mötespromemorior, personalens e-postlista och Dataarkivets intranät.

Personalutbildning. En sakkunnig och kompetent personal är Dataarkivets väsentligaste resurs. Av personalen förutsätts mångkunnighet, god förmåga till växelverkan och en växande kompetens inom sitt specialområde i en föränderlig verksamhetsmiljö. Dataarkivets personalplanering genomförs enligt universitetets personalplaneringsanvisningar.

Information. Dataarkivets tjänster framgår i stor utsträckning på den aktuella webbplatsen som är öppen för användning. Med webbplatsen vill man jämlikt nå forskare och studerande vid alla universitet. Förutom via webbplatsen informerar man om verksamheten och tjänsterna i sociala medier, i nyhetsbrev, i artiklar i nättidningen, på vetenskapsdagar och seminarier samt genom att dela ut elektroniska meddelanden till företrädare för massmedia och via olika universitets informationsenheter.

Dataarkivet utvecklar sin verksamhet kontinuerligt

Dataarkivet arbetar aktivt för att uppfylla såväl nationella som internationella kvalitetskrav.

Dataarkivet deltar starkt även i fastställandet och utvecklandet av nationella och internationella kvalitetsstandarder. Dataarkivets utvecklingschef Mari Kleemola är medlem och sekreterare i CTS styrelse och Dataarkivet är medlem i DDI-alliansen. Dataarkivets anställda deltar i europeiska projekt som experter inom certifiering och FAIR-skicklighet samt interoperabilitet för metadata och terminologiarbete.

I januari 2017 startade Dataarkivet ett femårigt projekt finansierat av Finlands Akademi, där Dataarkivet arbetar för att uppfylla kraven inom forskningsinfrastrukturen CESSDA (Consortium of European Social Science Data Archives) som de europeiska dataarkiven bildat. Inom projektet deltar Dataarkivet även aktivt i utvecklingen av CESSDA och dess kvalitetskrav.

Tillämpningen av EU:s dataskyddsförordning inleddes i maj 2018. Dataarkivet har länge satsat starkt på dataskyddskunnande och dataskyddsutbildning. Dataskyddsbeskrivningen beskriver noggrant behandlingen av personuppgifter i Dataarkivet. Det årliga databokslutet beskriver nuläget för informationsbehandlingen i Dataarkivet och värderar genomförandet av dataskyddet och datasäkerheten. Dataarkivets kontinuitetsplanering genomförs enligt universitetets planeringsanvisningar.

Verksamheten utvärderas regelbundet

Dataarkivet genomför regelbundet en självvärdering baserad på CAF-värderingsmodellen som en del av Tammerfors universitets kvalitetssäkring.

Dessutom bedömer Dataarkivet sin verksamhet på basis av användarenkäter och kundrespons samt med hjälp av rapporter som regelbundet tas ur den interna databasen.

Genomförandet av verksamhetsplanen följs upp via arbetsmöten som hålls under året. Centrala verksamhetstal och -uppgifter jämförs årligen med uppgifter från andra europeiska dataarkiv. Tillförlitligheten i långtidsförvaringen har självvärderats bland annat via TDR-metoden (Öppnas i en ny flik) .

Ett internationellt råd bedömer Dataarkivets utvecklingsplaner och deras framskridande alltid i samband med finansieringsansökningar riktade till Finlands Akademis infrastrukturer och uppdatering av vägvisaren för Finlands nationella infrastruktur.

Användbarheten och tillgängligheten i Dataarkivets centrala nättjänster har upprepade gånger bedömts.

Fastställande av forskning

Dataarkivet främjar öppen och genomskinlig vetenskap, kumulering av kunskap och effektiv användning av befintlig kunskap. Dataarkivets grundläggande tjänster, dvs. arkivering av forskningsmaterial och överlåtelse till fortsatta användare är enhetens viktigaste funktioner som förstärker forskning och internationalitet. Dessutom erbjuder Dataarkivet informationstjänster i anslutning till materialen och vägleder vid sökning av både inhemskt och utländskt material.

Dataarkivet ger råd till forskare vid hantering av informationsmaterial för forskning och i frågor gällande forskningsetik. Dataarkivet ger anvisningar för iakttagande av god vetenskaplig praxis i de olika skedena av forskningsmaterialets livscykel. Dataarkivets experter deltar bland annat i nationella seminarier om forskningsetik och håller föredrag om öppenhet, etik och dataskydd i anknytning till forskningsmaterial. Webbguiden i datahantering finns fritt tillgänglig på nätet.

Stöd för undervisning och studier

Arkiverat forskningsdata överlåts för undervisning och studier. Studerande är en viktig kundgrupp. Från Dataarkivet kan man beställa presentationer om återanvändning och långtidsförvaring av forskningsdata samt andra grundläggande tjänster som Dataarkivet tillhandahåller. Presentationer hålls exempelvis under kurser i forskningsmetoder riktade till studerande, på seminarier och vetenskapsdagar. Dataarkivets personal ger även avgiftsbelagd skräddarsydd utbildning inom sina kunskapsområden och informerar om utvalda utbildningar som deras samarbetspartner ordnar.

På Dataarkivets webbplats finns det anvisningar som stöd för undervisning och studier, som fritt kan användas, såsom exempelvis informationsresurser för metodundervisning, en handbok för återanvändning av kvantitativt material och en webbguide i datahantering. Dataarkivets tjänster erbjuder möjligheter till bra och flexibel inlärning och studerande som beaktar olika lärande.

Samhällelig verkningsfullhet

Dataarkivet stödjer forskningsgemenskapens samhälleliga verkningsfullhet genom att erbjuda informationsmaterial samt utbildning och informationstjänster i anslutning till datahantering. På nationell och internationell nivå fungerar Dataarkivet aktivt inom branschens föreningar och organisationer. Dataarkivet öppnar en stor del av den källkod den producerar med öppen licens.

Dataarkivet deltar aktivt i det nationella och internationella samarbetet och samtalet inom sina egna kunskapsområden och är medlem i flera nationella och internationella organisationer inom sin bransch. Forskningens internationalitet förstärks av de internationella jämförelsematerial som regelbundet samlas in, och i vars planering och insamlingsfinansiering Dataarkivet har en central roll. De publikationer som produceras av detta material har också ökat Dataarkivets samhälleliga verkningsfullhet. Tack vare Dataarkivets datalager och via det internationella samarbetet får finländska forskare och studerande enklare än tidigare tillgång till internationellt jämförelsematerial. Likaså deltar Finland oftare än förr som jämförelseobjekt i forskning som görs i andra länder.

 

Respons

Vi tar gärna emot respons både om detta kvalitetsdokument och våra tjänster.

Du kan skicka kommentarer, kritik eller utvecklingsförslag till Helena Laaksonen eller till fsd ( at ) tuni.fi.