Arkistoinnista sopiminen sujuvammaksi
Tietoarkisto on uudistanut aineistojen siirron ja arkistoinnin sopimuskäytännön. Aiempaa erillistä henkilötietojen käsittelysopimusta ei enää käytetä. Arkistointisopimus tehdään jatkossa jo ennen kuin aineisto siirretään Tietoarkistoon.
Uuden arkistointisopimuksen liitteeksi on sisällytetty tietosuoja-asetuksen edellyttämät yksityiskohtaiset ehdot. Aiemmin käsittelysopimukseen kuulunut arkistointiedellytysten arviointi on myös sisällytetty arkistointisopimukseen.
Kaikki arkistoitavat aineistot eivät välttämättä sisällä henkilötietoja. Yhdenmukainen sopimusjärjestely kuitenkin vahvistaa tietosuojaa ja tietoturvaa tutkittavien henkilöiden tietojen käsittelyssä. Sopimuksella varmistetaan samalla henkilötietojen vastuullinen käsittely, aineiston laillinen siirtäminen Tietoarkistoon ja sopimusosapuolten tietosuoja-asetuksen mukainen osoitusvelvollisuus (osoitus siitä, että tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan).
Aineiston jatkokäyttöä koskevat perusratkaisut säilyvät uudessa sopimuksessa ennallaan. Arkistointisopimuslomake on toteutettu teknisesti niin, että se on aiempaa lomaketta ilmavampi ja selkeämpi ja sen saavutettavuus on merkittävästi parempi.
Toivomme, että uudistus sujuvoittaa entisestään tutkimusaineistojen arkistointia.