Fyysinen säilytys

Tutkimushankkeen aikana tutkimusta varten kerätyn aineiston säilytyksestä ja käyttökuntoisuudesta vastaa yleensä hanke itse. Arkistointi uudelleenkäyttöä varten ajoittuu tyypillisesti hankkeen jälkeiseen aikaan, jolloin säilytysvastuu aineistosta siirtyy esimerkiksi tutkimusorganisaatiolle, yliopistolle tai tutkimusaineistojen arkistointiin erikoistuneelle yksikölle, kuten Tietoarkistolle. Aineisto voidaan kuitenkin tallentaa ja jakaa jo tutkimuksen aktiivivaiheessa. Tietoarkistoon aineiston voi myös tallentaa hankkeen aikana ja sopia, että se julkaistaan vasta hankkeen päätyttyä.
Aineiston tallentamista ja säilytystä tulee kuitenkin suunnitella jo tutkimussuunnitelmassa sekä hankkeen aikana. Muuten riskit aineiston tai sen prosessoimiseksi tehdyn työn menettämiselle kasvavat.
Tutkijoilla ja tutkimusryhmillä tulisi olla perustiedot siitä, mitä tutkimusaineiston fyysinen säilyttäminen ja sisällön säilyttäminen käyttökelpoisena vaativat. Säilyminen varmistetaan järjestelmän ja tutkimusaineistojen kunnon huolellisella seurannalla, korjaustoimenpiteillä, varmistuskäytännöillä ja katastrofisuunnittelulla sekä järjestelmän jatkuvalla kehittämisellä.
Digitaalinen pitkäaikaissäilytys ja tutkimusprojektin aikainen digitaalisen aineiston säilytys ovat luonteeltaan erilaisia tehtäviä. Projektin aikana harvoin tulee tilannetta, että tiedostomuodot vanhenisivat, aineiston ymmärrettävyys katoaisi kokonaan tai tutkimusryhmä ei enää päivittäisi aineistoaan. Sen sijaan vuosikymmenien aikana tämä on hyvinkin mahdollista. Aineiston ymmärrettävyyden säilyttäminen edellyttää, että tiedostot säilyvät. Pitkäaikaissäilytys ei kuitenkaan onnistu, ellei jo projektin aikana kiinnitetä suunnitelmallisesti huomiota aineiston tallentamiseen ja dokumentaatioon.
Tiedostojen nimeäminen ja hallinta
Kullekin tutkimusaineistolle kannattaa luoda oma kansio (hakemisto, jaettu levy/työtila, versionhallintajärjestelmä jne.) johon datat, kuvailutiedot, skriptit ja kaikki muut aineistoon liittyvät tiedostot tallennetaan. Vastaavasti kansioon ei tallenneta sinne kuulumattomia tiedostoja. Looginen tiedostojen nimeämiskäytäntö helpottaa tiedostojen järjestämistä sekä tiedostojen ja tiedostorakenteen merkityksen ymmärtämistä erityisesti projektin aktiivivaiheen jälkeen.
Nimeämiskäytäntö tulee suunnitella palvelemaan tutkimusprojektin tarpeita. Johdonmukainen käytäntö edesauttaa ymmärrettävyyttä ja toiminnallisuutta. Hyvä tiedostonimi antaa viitteen esimerkiksi siitä, mitä se sisältää, milloin se on luotu, kuka sen on luonut tai mikä versio on kyseessä. Liian pitkiä tai erikoismerkkejä sisältäviä tiedostonimiä kannattaa välttää.
Caltech Library:
Tiedostonnimeämiskäytännöt (oppimateriaali)
(Avautuu uuteen välilehteen)
Helsingin yliopiston kirjasto:
Miten järjestät ja dokumentoit datasi?
(Avautuu uuteen välilehteen)
Tiedostoja tai niiden kopioita on aina suositeltavaa säilyttää yksittäisen työaseman sijasta varmuuskopioinnin piirissä olevalla palvelimella. Palvelimella kaikille aineistohakemistoille ja tiedostoille tulee määritellä sopivat käyttöoikeudet. Esimerkiksi jokaiselle projektin tutkijalle ei kannata antaa kirjoitusoikeutta varmuuskopioihin.
Tiedostoformaatit ja ohjelmistot
Tiedostojen kuvailu
Ohjeita kvalitatiivisen aineiston tiedostojen nimeämiseen
Ohjeita kvantitatiivisen aineiston tiedostojen nimeämiseen
Varmuuskopiointi
Varmuuskopiointi pienentää riskiä aineiston kokonaisesta tai osittaisesta tuhoutumisesta. Analysoinnissa käytettävän käyttökopion (työkopion) lisäksi pitää olla olemassa arkistokopio (varmuuskopio). Arkistokopio voi erota käyttökopiosta esimerkiksi tiedostomuodon tai aineiston järjestämisen osalta. Jos aineistoa muokataan analyysin aikana merkittävästi, on perusteltua säilyttää sen eri versioista kopioita. Oleellista on, että käyttökopion sotkeentuessa on mahdollista palata alkuperäisen aineiston tai sen eri versioiden pariin.
Sähköisen aineistomateriaalin tallennukseen ja varmuuskopiointiin on tarjolla useita eri mahdollisuuksia. Tallennus ja kopiointi eri medioille on usein helppoa, jos aineiston koko ei aseta rajoituksia. Kyselyaineistot ovat harvoin ongelmallisen suuria, mutta rekisteriaineistot sekä erityisesti kuva-, ääni- ja videomateriaali voivat vaatia erityisratkaisuja. Kun aineistotiedostoista säilytetään erilliset työ- ja varmuuskopiot, myös aineiston dokumentaatio ja erilaiset prosessointiohjeet, kuten ohjelmakoodi (skriptit), tilasto-ohjelman syntaksit ja erilaiset annotaatiot, on hyvä tallentaa huolellisesti. Yhdessä nämä muodostavat tutkimusaineistokokonaisuuden, jonka säilyminen mahdollistaa aineiston koko käsittelyhistorian tarkastelun.
Hyvä varmuuskopiointikäytäntö suojaa erilaisilta vahinkotyypeiltä. Näitä ovat
- vahingossa tapahtuvat muutokset aineistoon
- vahingossa tapahtuva aineiston tai sen osan tuhoaminen
- tallennusvälineestä tai ohjelmistoista aiheutuvat muutokset tai tuhot
- tietokonevirusten aiheuttamat muutokset tai tuhot
- tietomurtojen aiheuttamat muutokset tai tuhot tai muut tahalliset tuhotyöt
- luonnonkatastrofit (esimerkiksi tulipalot, vesivahingot, tulvat), kriisitilanteet (konfliktit, sodat yms.)
Varmuuskopiointikäytäntöjä suunnitellessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin:
- säännöllisyys; ota varmuuskopioita aineistosta säännöllisesti ja myös eri versioista
- hajautus; säilytä ainakin yksi varmuuskopio fyysisesti eri paikassa kuin muut kopiot
- tiedostojen oikeellisuus; varmenna esimerkiksi tarkistussummien avulla, että tiedosto ei ole sotkeutunut tallennettaessa
- tallennusmedian varmuus ja soveltuvuus varmuuskopiointiin
- varmuuskopiointikäytännöt; ei kannata aina ylikirjoittaa vanhaa varmuuskopiota uudella, vaan säilyttää esimerkiksi joka kuukaudelta yksi versio (arvioi, mikä riskitaso on sopiva, jos aineiston käyttökopio menetettäisiin kokonaisuudessaan)
- varmuuskopiomedian uudistus; vaihda vanha media uuteen säännöllisesti
- säilytystilavaatimukset; noudata tallennusmedian valmistajan ohjeita ja suosituksia
- tiedostoformaatti; varmuuskopioitavan materiaalin tiedostoformaattien tulisi soveltua pitkäaikaissäilytykseen tai oltava sellaisia, jota tieteenala yleisesti käyttää
Suurin osa varmuuskopioinnin teknisistä vaatimuksista toteutuu todennäköisesti organisaatiosi varmuuskopiointipolitiikkaa noudattamalla. On siis tarpeen olla selvillä siitä, mitä palvelutasoja organisaatio tarjoaa. Jos olet itse täysin vastuussa varmuuskopioinnista, harkitse sitä tukevan palvelun (ohjelmiston, pilvialustan) käyttömahdollisuutta. Lisäksi tulee noudattaa niitä ohjeita, joita oma organisaatio on tietojen säilyttämisestä antanut. Tämä voi koskea esimerkiksi lupaa siirtää aineistoa kaupallisen palveluntarjoajan hoiviin tai ulkomaille.
Tietotekniset ratkaisut, tallennuskapasiteetin kasvu ja taloudelliset syyt mahdollistavat aineistojen käyttökopioiden säilyttämisen paikallisella kiintolevyllä. Nykyiset levyt ovat nopeita, tilavia ja kooltaan pieniä, joten tavallisen kannettavan tietokoneen kiintolevy riittää pitkälle. Koska levyn vikaantuminen on kuitenkin verrattain todennäköistä ja kannettava tietokoneen varastaminen tai kadottaminen tai siihen murtautuminen mahdollista, sama tieto kannattaa vähintään kopioida erilliselle kiintolevylle tai käyttää varmuuskopiointiin myös muita tallennusratkaisuja.
Migraatio ja virkistäminen: aineistojen säilyttäminen käyttökuntoisena
Laitteiden ja ohjelmistojen kehitys on nopeaa, mikä on sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta ongelma. Toisin kuin paperiaineisto, digitaalinen tieto vaatii aina sen lukemiseen tai näyttämiseen soveltuvan ohjelmiston. Arkistoituja aineistoja on pystyttävä käyttämään senkin jälkeen, kun alkuperäinen aineiston tuottanut projekti on lakannut olemasta ja alkuperäinen analyysiohjelma, tiedostoformaatti ja tallennemedia (tallenneväline) ovat vanhentuneet. Yleisimmät sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilyttämisen strategiat ovat migraatio ja emulaatio. Tutkimusaineistojen arkistoinnissa migraatio on käyttökelpoisin.
Migraatio (muunnos, konversio) tarkoittaa aineistotiedostojen muuntamista uuteen laite- ja ohjelmistoympäristöön sopiviksi, esimerkiksi kun siirrytään ohjelmistoversiosta toiseen. Migraatio on tehtävä aika ajoin uudestaan ympäristön jälleen muuttuessa. Tutkimusaineiston ja siihen liittyvän metadatan tallentaminen mahdollisimman standardoituun ja yksinkertaiseen muotoon vähentää migraation tarvetta ja helpottaa sen toteuttamista.
Virkistämisellä tarkoitetaan tiedon siirtämistä tallennusmedialta toiselle. Aineiston lukemiseen ja käsittelyyn tarvittava ohjelmisto pysyy virkistettäessä ennallaan. Virkistämiseen turvaudutaan esimerkiksi silloin, jos alkuperäinen tallennusmedia on kulunut tai jos uudet mediat ovat selvästi edullisempia kuin vanhat. Virkistäminen vaatii usein myös laitteistoympäristön päivittämistä, esimerkiksi uutta tallennevälinettä lukemaan kykenevän laitteen hankintaa.
Kun aineiston varmuuskopioinnista vastaa tutkijan kotiorganisaatio, on virkistäminen sen vastuulla. Migraatiossa vastuu voi jakautua, mutta viime kädessä tutkijan, tai hänen valtuuttamansa arkiston, vastuulla on aineistotiedostojen migraatio uuteen käyttöympäristöön sopivaksi. Tämä siksi, että migraatiossa on aina varmistettava, että myös ymmärrettävyys säilyy. Migraatio vaatii laadunvarmistusta, sillä täysin häviötöntä muunnosta formaatista tai ympäristöstä toiseen ei välttämättä voida toteuttaa. Tiedosto voi aueta, mutta esimerkiksi rivivälit ovat kadonneet tai numerot toisistaan erottava välimerkki on vaihtunut puolipisteestä pilkuksi, eikä enää tiedetä, mistä yksi kappale tai luku alkaa ja mihin toinen päättyy. Sen sijaan kirjasimen muuttuminen alkuperäisestä toiseksi ei välttämättä haittaa lainkaan aineiston käyttöä.
Emulointi (jäljittely) tarkoittaa aineiston alkuperäistä käyttöympäristöä vastaavan ympäristön toteuttamista. Silloin itse aineistoa ei tarvitse muuttaa, koska sen käsiteltävyys säilyy (liki) ennallaan. Emulointi vaatii teknistä osaamista, jatkuvaa ylläpitoa ja ymmärrystä alkuperäisestä ympäristöstä. Se soveltuu parhaiten tilanteisiin, jossa alkuperäisen käyttö- tai kokemusympäristön säilyminen on oleellista tiedon tai kontekstin tulkinnalle. Emulointi voi myös olla osavaihe, jossa säilytettävä tiedosto avataan emuloidussa ympäristössä ja tallennetaan siellä migraatioon paremmin soveltuvaan muotoon.
Tallennusmediat
Digitaalinen tieto pitää aina tallentaa jonnekin, jotta se säilyy seuraavaan käyttökertaan. Tietokoneen muistissa tietoa voidaan käsitellä tehokkaasti ja nopeasti, mutta se säilyy vain sen ajan, kun laite on päällä. Tallennusmediat ovat erilaisia välineitä, laitteita ja tekniikoita, jotka mahdollistavat tiedon lyhyt- tai pitkäaikaisen tallentamisen.
Optiset tallennusmediat
Optisia tallennevälineitä (CD-levy, DVD-levy ja Blu-ray) käytettiin vielä 2000-luvun alkupuolella runsaasti tutkimusaineiston tallentamiseen tai siirtämiseen. Optista mediaa ja erityisesti itsepoltettuja levyjä ei ole suunniteltu pitkäaikaissäilytykseen. Ne ovat herkkiä muun muassa lialle, naarmuille, sormenjäljille ja UV-säteilylle, joten esimerkiksi suora auringonvalo saattaa helposti vioittaa levyä. Optisella medialla mahdollisesti vielä olevat aineistot tulisi siirtää toiselle tallennevälineelle.
Wikipedia: Optical storage (Avautuu uuteen välilehteen)
Haihtumattomat muistit
Erilaiset muistikortit ja muistitikut ja SSD-levyt ovat luonteeltaan nk. haihtumattomia muisteja, eli ne säilyttävät sisältönsä, vaikka laitteesta katkaistaisiin virta. Haihtumattomia muisteja ei ole tarkoitettu pitkäaikaissäilytykseen. Ne eivät ole yhtä herkkiä ulkoisista tekijöistä aiheutuville vioille kuin optiset mediat tai herkkiä iskuille tai putoamisille, kuten magneettiset kiintolevyt. Pienen kokonsa ja hyvän luku- ja kirjoitusnopeutensa muistitikkuja käytetään edelleenkin esimerkiksi käyttökopioiden siirtoon koneelta toiselle. Pienellä koolla on myös haittansa: erityisesti muistitikut tuntuvat katoavan yllättävän usein. Katoaminen voi olla huomattava tietoturvariski.
- Muistitikku (USB-muisti) liitetään tietokoneen USB-porttiin. Muistitikku näkyy tietokoneen resurssienhallinnassa siirrettävänä levyasemana ja siihen voidaan tallentaa tietoja kiintolevyn tapaan. Kapasiteetiltaan muistitikut ovat nykyisin 32 gigatavusta jopa yhteen teratavuun.
- Muistikortteja käytetään muun muassa digitaalikameroissa ja matkapuhelimissa. Tietokoneissa voi olla valmiina muistikortinlukija tai sitten kortin sisällön siirtämiseen käytetään erillistä USB-porttiin liitettävää lukijalaitetta. Muistikorttitekniikoista yleisimpiä ovat SD ja microSD (Secure Digital).
- SSD-massamuistia (Solid State Drive) käytetään useimpien kannettavien tietokoneiden kiintolevynä. Ne onkin suunniteltu magneettikiekkoihin perustuvan kiintolevyn korvaajaksi. SSD-levyt ovat hiljaisia, sähkönkulutukseltaan alhaisia ja perinteisiä kiintolevyjä nopeampia. Toistuva kirjoittaminen SSD-levylle saattaa joissain tapauksissa lyhentää sen kestoikää. Lisäksi ne ovat alttiimpia elektronisille vioille kuin perinteiset kiintolevyt.
Wikipedia: Solid-state drive (Avautuu uuteen välilehteen)
Magneettiset tallennusmediat
Magneettiset tallennusvälineet ovat olleet käytössä pitkään. Kotitietokoneiden yleistyessä 1980-luvun lopulla tulivat käyttäjille tutuiksi levykkeet, "lerput" ja "korput". Tutkimusaineistoa tallennettiin jo sitä ennen mm. yliopistojen suurtietokoneilla nauhoille. Kiintolevyt korvasivat arkikäytössä molemmat. Nauhojen tai kiintolevyjen tallennuskapasiteetti on suurempi kuin esimerkiksi optisten medioiden.
- Kiintolevy (kovalevy) on levymuisti, jota käytetään tietokoneen massamuistina. Erotuksena SSD-levystä tieto tallennetaan yhden tai useamman pyörivän metalli- tai lasikiekon pinnalla olevaan magneettiseen materiaaliin. Kiintolevyn perinteisen massamuistikäytön ohella "ulkoiset" (USB-liitäntäiset) kiintolevyt tarjoavat suuren siirrettävän tallennuskapasiteetin (aina kuuteen teratavuun asti). Ulkoiset levyt ovat kirjoitusnopeudeltaan sisäisiä hitaampia. Kiintolevy on erinomainen media aineiston käyttökopion käsittelyyn, mutta epäluotettava pitkäaikaiseen säilytykseen.
- Digitaaliset magneettinauhajärjestelmät on tarkoitettu ensisijaisesti laajojen tietojärjestelmien pitkäaikaiseen varmistamiseen. Käyttökopioiden säilyttämiseen ne soveltuvat huonosti, sillä tietojen hakeminen on hidasta ja nauhat kuluvat, jos niitä luetaan usein. Nauhajärjestelmien käyttöönotto ja ylläpito edellyttävät tietoteknistä erityisosaamista, ja yksittäisten tutkimusprojektien aineistojen tallentamiseen nauhajärjestelmä on kallis.
Wikipedia: Magnetic tape data storage
(Avautuu uuteen välilehteen)
Wikipedia: Computer data storage
(Avautuu uuteen välilehteen)
Tietoturva
Tietoturvalla tai tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojausta. Sähköisen tutkimusaineiston muokkaaminen, kopioiminen ja levittäminen on helppoa, samoin esimerkiksi tahaton tuhoaminen tai muuttaminen. Varmuuskopiointi on osa tietoturvaa, mutta lisäksi on varmistettava, että aineiston luvaton tai pahantahtoinen käyttö on estetty. On huolehdittava muun muassa seuraavista:
- Tietoverkkojen turvallisuus. Tutkimushenkilöstölle tulee luoda henkilökohtaiset luku- ja kirjoitusoikeudet aineistoon (esimerkiksi käyttäjätunnukset ja salasanat). Tämä on erityisen tärkeää, jos tutkimusaineistoon on pääsy tietoverkon kautta. Tietoverkoissa siirrettävä tieto salataan tarpeen mukaan. Salassa pidettävää tietoa ei saa säilyttää sellaisilla palvelimilla, jotka tarjoavat palveluja internet-verkkoon (esimerkiksi www- ja sähköpostipalvelimet). Tietosuojavaatimuksiltaan arkaluontoista materiaalia tulee säilyttää vain sellaisilla tietokoneilla, joita ei ole liitetty tietoverkkoihin tai järjestelmissä, jotka on suunniteltu takaamaan korkea tietoturvataso. Lisäksi on varmistettava, ettei tietojärjestelmä tallenna aineiston käsittelyssä syntyviä väliaikais- tai muita tallenteita käyttöoikeusrajoitetun alueen ulkopuolelle. Henkilökohtaiset laitteet tulee lukita, kun niillä ei työskennellä.
- Fyysisten aineistotilojen turvallisuus. Tutkimusaineistojen säilytys ja varmuuskopiointi tulee suunnitella niin, että aineistot on suojattu palon, murron, vesivahingon tai sabotaasin varalta. Kiinteistössä on hyvä olla kulunvalvonta ja ovet tulee lukita, kun henkilökuntaa ei ole paikalla. Lisäksi voidaan rajoittaa pääsyä niihin tiloihin, joissa tutkimusaineistoa säilytetään. Tietokoneiden ja oheislaitteiden vikaantumiseen on varauduttava. Varmuuskopioinnin yhteydessä viitataan usein 3-2-1-sääntöön. Se on tietosuojastrategia, jonka mukaan tiedostosta (tutkimusaineistosta ja sen oheistiedoista) on kolme kopioita, tallennettuna kahdelle erityyppiselle medialle, joista yhtä säilytetään muualla. Arkikäytössä on syytä varmistaa, että aineistosta on ainakin yksi kopio, jota säilytetään fyysisesti mahdollisimman erillään muista aineistokopioista. Tämänkin kopion säilyttämisen tietoturvasta tulee huolehtia.
- Ohjelmistopäivitykset. Kriittiset käyttöjärjestelmä- ja ohjelmistopäivitykset tulee asentaa mahdollisimman nopeasti. On suositeltavaa käyttää keskitettyä automaattista päivityspalvelua ja pitää mielessä, että joskus ohjelmistopäivitykset voivat aiheuttaa yhteensopivuusongelmia.
- Virussuojaus. Kaikissa tutkimusprojektiin osallisina olevissa tietokoneissa täytyy olla asennettuna säännöllisesti ja automaattisesti päivittyvä virustorjuntaohjelmisto.
Tietoturvaan liittyvissä asioissa on syytä konsultoida ajoissa oman organisaation IT-palveluita sekä varauduttava tarvittaessa ostopalvelujen hankintaan.
Aineiston hävittäminen
Tutkimusaineiston mahdollinen hävittäminen on hoidettava suunnitelmallisesti. Vahingossa tapahtuva tuhoaminen tai tuhoutuminen on estettävä.
Tarpeettomat aineistotiedostot ja tietojärjestelmien käytön yhteydessä syntyvät väliaikaistiedostot on poistettava käyttötarpeen päätyttyä. Pelkästään tiedoston poistaminen (deletointi) ja tietokoneen roskakorin tyhjentäminen ei tarkoita, että tiedosto olisi tuhoutunut lopullisesti, jos projektin ulkopuolisilla on pääsy kiintolevyyn tai siirrettävään tallennevälineeseen. Poistettuja tietoja voi palauttaa jopa kiintolevyn uudelleen alustamisen jälkeen. Tiedoston poistaminen tietokoneelta ei poista sen (varmuus)kopioita pilvipalvelusta. Pilvipalvelujen roskakoreissa taas on yleensä tietty aika, jonka kuluessa tiedosto on vielä palautettavissa, ellei sitä erikseen poisteta roskakorista.
Tiedon lopulliseen hävittämiseen tallenusvälineiltä on olemassa erilaisia ohjelmia, jotka perustuvat esimerkiksi tietojen ylikirjoittamiseen. Tallennusväline voidaan myös murskata mekaanisesti lukukelvottomaksi.
Tutkimusorganisaatioilla on yleensä omat sisäiset ohjeet erilaisten tallennusvälineiden turvallisesta hävittämisestä. Jos aineistoa ei ole tarkoitus säilyttää pysyvästi, tulee sen hävittämiseksi olla suunnitelma. Suunnitelman tulee kattaa kaikki aineiston kopiot. Tämä on erityisen tärkeää, jos aineisto sisältää henkilötietoja. Jos aineisto arkistoidaan anonyyminä, tunnisteellisia versioita ei voi säilyttää rinnalla.
Paperiaineiston säilytys
Jos sähköinen tutkimusaineisto on dokumentoitu ja prosessoitu niin, että se voidaan pitkäaikaissäilyttää, paperiaineistoja ei yleensä tarvitse säilyttää. Esimerkiksi vastaajien täyttämiä postikyselylomakkeita ei tutkimushankkeen päättymisen jälkeen arkistoida. Sen sijaan kulttuurillisesti tai historiallisesti arvokkaat alkuperäisaineistot säilytetään, vaikka ne muutettaisiinkin digitaalisen muotoon tutkimusta varten.
Täytetyt kyselylomakkeet kannattaa säilyttää vain silloin, jos ne vielä sisältävät olennaista tietoa, jota ei ole saatavilla sähköisessä muodossa. Tällaista tietoa voivat olla esimerkiksi avokysymysten tallentamattomat vastaukset. Paperilomakkeet kannattaa säilyttää, jos aineistoa tarvitsee vielä tarkistaa. Joka tapauksessa pitää punnita paperimateriaalin säilyttämisen kustannuksia suhteessa oletettuun hyötyyn. Myös tietosuojakysymykset pitää ottaa huomioon, sillä täytetyt kyselylomakkeet saattavat muodostaa henkilörekisterin. Jos näin on, myöskään sähköistä aineistoa ei voi pitää anonyyminä, vaikka sille olisikin tehty anonymisointitoimenpiteitä.
Kansallisarkisto ohjeistaa digitaalisen ja analogisen aineiston (Avautuu uuteen välilehteen) säilyttämisessä.