Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma Liite 4: Tietojärjestelmäseloste (Tiipii)

Taulu 1.

Tietojärjestelmän nimi Tiipii-tietokanta
Tietojärjestelmän vastuutaho Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
p. +358 40 190 1432
Tietojärjestelmän vastuuhenkilö Matti Heinonen
Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
p. +358 40 190 1435
Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Aineistojen sisäänoton, prosessoinnin ja jatkokäyttöoikeuksien rekisteröintijärjestelmä, asiakasrekisteri (ks. erikseen tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä).
Tietojärjestelmän tietosisältö
  • asiakkaiden nimi, osoite- ja yhteystiedot sekä yhteydenotot Tietoarkistoon ja Tietoarkistosta
  • lehdistä ja tieteellisistä julkaisuista paikallistettujen tutkimusaineistojen perustiedot
  • arkistoitujen tutkimusaineistojen säilytys- ja paketointitiedot sekä muut tiedot (tiedostot ja niiden historia- ja muokkaustiedot, versiotiedot, sarjatiedot, jatkokäytön ehdot)
  • perustiedot arkistointisopimuksista
  • käyttölupahakemukset ja käyttöehtositoumukset (kertymä 1999-maaliskuu 2014)
  • tutkimusmenetelmien verkkokäsikirjan ja menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) käyttöilmoitustiedot
Tietojärjestelmän tietolähteet
  • arkistointisopimukset ja itse tutkimusaineistot
  • aineistojen jatkokäyttöön toimituksen asiakirjat (kertymä 1999-maaliskuu 2014)
  • asiakkaiden omat ilmoitukset
  • neuvottelut asiakkaiden kanssa (aineistojen käytön neuvonta ja muu tietopalvelu)
  • tieteelliset aikakauskirjat ja lehdet
Tietojärjestelmän hakutekijät Tietoja voi hakea lukuisilla eri tavoilla, joista tyypillisimmät ovat nimitiedot, tyypin id, organisaatiotiedot, käsittelijätiedot, päivämäärä/aikaväli ja asiasisältöjen sanahaut. Jokaiselle sisältötyypille on määritelty omat hakutekijät (3-15). Sisältötyypit: arkistoidut aineistot, hankinta-aineistot, paikallistetut aineistot, aineistoimitukset, asiakasrekisteri, tietopalvelu, tapahtumat, mapit, organisaatio-osoitteet ja aineistoista tehdyt julkaisut.
Rekisterin suojauksen periaatteet Sähköisiä tietoaineistoja säilytetään Tampereen korkeakouluyhteisön palvelimilla, jotka sijaitsevat korkeakouluyhteisön palvelintiloissa. Palvelintiloihin on pääsy vain henkilöillä, jotka sitä työroolinsa vuoksi tarvitsevat. Sähköinen yhteys tietoaineistoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin niin, että niihin pääsevät käsiksi vain palvelinten ylläpitäjät ja Tietoarkiston työntekijät, joiden työrooli edellyttää pääsyä kyseiseen tietoon.
Kertymä alkaen Vuodesta 1999
Tietojen päivitystiheys Päivittäin
Tietojen julkisuus (avoin saatavuus)
  • Julkisia tietoja ovat arkistoitujen tutkimusaineistojen kuvailutiedot sekä jatkokäyttöä määrittävät tiedot (tiedostot ja niiden versiotiedot, sarjatiedot, jatkokäytön ehdot ja aineistoista tehdyt julkaisut). Ks Aila.
  • Järjestelmästä tuotettavat toimintatilastot julkaistaan vuosittain toimintakertomuksessa.
  • Muut järjestelmän tiedot eivät ole avoimesti saatavilla.