Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma Liite 4: Tietojärjestelmäseloste (Tiipii)

Taulu 1.

Tietojärjestelmän nimi	Tiipii-tietokanta
Tietojärjestelmän vastuutaho	Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto 33014 Tampereen yliopisto p. +358 29 452 0411
Tietojärjestelmän vastuuhenkilö	Matti Heinonen Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto 33014 Tampereen yliopisto p. +358 40 190 1435
Tietojärjestelmän käyttötarkoitus	Aineistojen sisäänoton, prosessoinnin ja jatkokäyttöoikeuksien rekisteröintijärjestelmä, asiakasrekisteri (ks. erikseen tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä).
Tietojärjestelmän tietosisältö	asiakkaiden nimi, osoite- ja yhteystiedot sekä yhteydenotot Tietoarkistoon ja Tietoarkistosta lehdistä ja tieteellisistä julkaisuista paikallistettujen tutkimusaineistojen perustiedot arkistoitujen tutkimusaineistojen säilytys- ja paketointitiedot sekä muut tiedot (tiedostot ja niiden historia- ja muokkaustiedot, versiotiedot, sarjatiedot, jatkokäytön ehdot) perustiedot arkistointisopimuksista käyttölupahakemukset ja käyttöehtositoumukset (kertymä 1999-maaliskuu 2014) tutkimusmenetelmien verkkokäsikirjan ja menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) käyttöilmoitustiedot
Tietojärjestelmän tietolähteet	arkistointisopimukset ja itse tutkimusaineistot aineistojen jatkokäyttöön toimituksen asiakirjat (kertymä 1999-maaliskuu 2014) asiakkaiden omat ilmoitukset neuvottelut asiakkaiden kanssa (aineistojen käytön neuvonta ja muu tietopalvelu) tieteelliset aikakauskirjat ja lehdet
Tietojärjestelmän hakutekijät	Tietoja voi hakea lukuisilla eri tavoilla, joista tyypillisimmät ovat nimitiedot, tyypin id, organisaatiotiedot, käsittelijätiedot, päivämäärä/aikaväli ja asiasisältöjen sanahaut. Jokaiselle sisältötyypille on määritelty omat hakutekijät (3-15). Sisältötyypit: arkistoidut aineistot, hankinta-aineistot, paikallistetut aineistot, aineistoimitukset, asiakasrekisteri, tietopalvelu, tapahtumat, mapit, organisaatio-osoitteet ja aineistoista tehdyt julkaisut.
Rekisterin suojauksen periaatteet	Sähköisiä tietoaineistoja säilytetään Tampereen korkeakouluyhteisön palvelimilla, jotka sijaitsevat korkeakouluyhteisön palvelintiloissa. Palvelintiloihin on pääsy vain henkilöillä, jotka sitä työroolinsa vuoksi tarvitsevat. Sähköinen yhteys tietoaineistoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin niin, että niihin pääsevät käsiksi vain palvelinten ylläpitäjät ja Tietoarkiston työntekijät, joiden työrooli edellyttää pääsyä kyseiseen tietoon.
Kertymä alkaen	Vuodesta 1999
Tietojen päivitystiheys	Päivittäin
Tietojen julkisuus (avoin saatavuus)	Julkisia tietoja ovat arkistoitujen tutkimusaineistojen kuvailutiedot sekä jatkokäyttöä määrittävät tiedot (tiedostot ja niiden versiotiedot, sarjatiedot, jatkokäytön ehdot ja aineistoista tehdyt julkaisut). Ks Aila. Järjestelmästä tuotettavat toimintatilastot julkaistaan vuosittain toimintakertomuksessa. Muut järjestelmän tiedot eivät ole avoimesti saatavilla.