Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma: aineistopalvelu Liite 1. Aineistopalvelussa syntyvät asiakirjat ja asiakirjasarjat

Kaikissa tauluissa nnnn tarkoittaa tietoarkiston antamaa pysyvää nelinumeroista aineistotunnusta eli aineistonumeroa.

Taulu 1. L-sarja

Asiakirjan nimi	Arkistointisopimus (Aineistonluovutussopimus vuoteen 2013 saakka)
Toimintoalue	Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus	L/nnnn
Kuvaus	Sopimusasiakirja, jossa määritetään ja sovitaan aineiston luovuttajan ja Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston välillä aineiston arkistointia ja jatkokäyttöön toimittamista ja henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot.
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Sopimuksen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan. Luovuttajan yhteystiedot kirjataan tietoarkiston sähköiseen asiakasrekisteriin (TIIPII).
Media	Sähköinen PDF/A alkaen 1.8.2021. Strukturoitu sopimuslomake paperilla aikavälillä 1999-heinäkuu 2021.
Sijoitus	Elokuusta 2021 alkaen yliopiston sähköinen asianhallintajärjestelmä. Vuosina 1999-2021 paperiset sopimukset: yliopiston päätearkisto.
Suojeluluokka	2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste	Ei-julkinen
Kokonaissäilytysaika	Pysyvä
Huomautuksia	Sopimusasiakirjassa kerrotaan luovuttajan yhteystietojen kirjaamisesta tietoarkiston asiakasrekisteriin. Tietoarkisto ylläpitää tietosuojaselostetta, jossa kuvataan henkilötietojen käsittely.

Taulu 2. KL-sarja

Asiakirjan nimi	Aineistonkuvailulomake
Toimintoalue	Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus	KL
Kuvaus	Aineistonkuvailulomakkeessa luovuttaja kertoo perustiedot aineistosta metadatan luomista varten.
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Hävitetään aineiston kuvailun valmistuttua.
Arkistoinnin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Aineistonkuvailulomakkeen saapuminen kirjataan arkiston sähköiseen TIIPII -tietokantaan.
Media	Strukturoitu lomake sähköisenä tiedostona
Sijoitus	Aila palveluportaali
Suojeluluokka	3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste	Ei-julkinen
Kokonaissäilytysaika	Hävitetään, kun aineiston kuvailutiedot on tuotettu.
Huomautuksia

Taulu 3. ORIG/DA-sarja

Asiakirjan nimi	Alkuperäinen data
Toimintoalue	Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus	Ei tunnusta
Kuvaus	Arkistointia varten Tietoarkistoon toimitettu sähköinen pohja- eli perusaineisto. Voi olla numeerinen aineisto (havaintomatriisi), teksti- tai kuva-aineisto tai ääniaineisto.
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Tiedostojen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media	Pääasiassa sähköinen, varhaisimpina vuosina joskus paperi. Sähköisissä formaatit ja mediat hyvin vaihtelevia.
Sijoitus	Sähköiset tiedostot: Käsittelyn ajan yliopiston palvelimella aineiston numeron mukaan nimettävässä hakemistossa.
Suojeluluokka	3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste	Salassa pidettävä
Kokonaissäilytysaika	Säilytetään siihen saakka, kun tutkija on hyväksynyt aineistolle Tietoarkistossa tehtävät poistot, muokkaukset ja lisäykset.
Huomautuksia	Alkuperäistä dataa ei koskaan toimiteta jatkokäyttöön. Luovuttajaa pyydetään hävittämään oma aineistoversio heti, kun Tietoarkistossa on valmistettu tunnisteeton pitkäaikaissäilytettävä käyttödata.

Taulu 4. ORIG/OT-sarja

Asiakirjan nimi	Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava ja kontekstoiva materiaali
Toimintoalue	Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus	Ei tunnusta (digitalisoitavat materiaalit saavat tunnuksen digitalisoinnin yhteydessä)
Kuvaus	Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava ja kontekstoiva materiaali on välttämätön tiedon lähde aineiston prosessointia ja jatkokäyttöä varten. Aineistoa kuvaava ja kontekstoiva materiaali voi olla esimerkiksi muuttujalistaus, koodausohje, kyselylomake, haastattelukysymykset, havainnoinnin ohjeistus, tutkittaville annettu aineiston käyttöinformaatioteksti tai tutkimussuostumustiedosto.
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Kaikki saatu materiaali kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media	Sähköinen tai paperi. Sähköisissä useita eri formaatteja.
Sijoitus	Sähköinen materiaali TIIPII tietokannan palvelimessa.
Suojeluluokka	3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste	Vaihteleva
Kokonaissäilytysaika	Sähköisinä pysyvästi säilytettävien materiaalien paperiversiot hävitetään, kun materiaalista on luotu sähköinen muunnos ja ne siirretään OT-sarjaan. Paperisina pysyvästi säilytetään aineistojen raportit ja lomakkeet, jotka eivät ole muualta saatavilla ja joita ei muunneta sähköisiksi.
Huomautuksia

Taulu 5. AR-sarja

Asiakirjan nimi	Säilytysdatat
Toimintoalue	Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus	ardaFnnnn
Kuvaus	Alkuperäisestä datasta säilytystä varten prosessoitu versio, joka sisältää sellaisia muuttujia tai tietoja, joiden käytölle luovuttaja on varannut määräaikaisen ensikäyttöoikeuden
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media	Havaintomatriisit: sähköinen, formaatti SPSS tai csv Tekstit: sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia) Kuvat: sähköinen, formaatit jpeg, png, tiff (dng) Ääni: sähköinen, formaatit FLAC (MP3, jos alkuperäinen materiaali on MP3-formaatissa) Videot: sähköinen, formaatti MPEG-4 H.264. Paperi: arkistokelpoiselle paperille kopioituna
Sijoitus	TIIPII tietokannan palvelimessa.
Suojeluluokka	2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste	Vaihteleva. Säilytysdatat ovat saatavissa vain erityisen haku- ja lupamenettelyn kautta, kunnes luovuttajan ensikäyttöoikeus päättyy.
Kokonaissäilytysaika	Säilytetään siihen saakka, kun käyttörajoitetut muuttujat/tiedot voidaan lisätä ulosluovutettavaan käyttödataan.
Huomautuksia	Säilytysdata muodostetaan vain, jos käyttödata ei perustellusta syystä voi sisältää kaikkia muuttujia tai tietoja (luovuttajan asettama embargo eli käyttörajoitus). Suurimmalle osalle arkistoitavista aineistoista ei tarvitse luoda säilytysdataa.

Taulu 6. DA-sarja

Asiakirjan nimi	Käyttödatat
Toimintoalue	Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus	daFnnnn, avoFnnn
Kuvaus	Alkuperäisestä datasta jatkokäyttöä varten prosessoitu, anonymisoitu ja konvertoitu versio
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media	Havaintomatriisit: sähköinen, formaatti SPSS, csv Tekstit: sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia) Kuvat: sähköinen, formaatit jpeg, png Ääni: sähköinen, formaatit FLAC, MP3 Video: sähköinen, formaatit MPEG-4 H.264
Sijoitus	Sähköiset käyttödatat TIIPII tietokannan palvelimessa.
Suojeluluokka	2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste	Vaihteleva. Jatkokäyttöön toimituksen valtuudet ovat aineistokohtaisia ja määräytyvät arkistointisopimuksen mukaan neljään vaihtoehtoiseen käyttöluokkaan: kaikkien käytettävissä tutkimukseen, opiskeluun ja opetukseen (edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä) tutkimukseen (edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä) vain luovuttajan luvalla (edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä)
Kokonaissäilytysaika	Pysyvä
Huomautuksia

Taulu 7. ME-sarja

Asiakirjan nimi	Metadatat
Toimintoalue	Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus	meFnnnn = sisältöä ja käyttörajoituksia koskeva metadata, vaFnnnn = muuttujia koskeva metadata
Kuvaus	Jokaisesta käyttödatasta tuotetaan metadata eli kuvailutiedot noudattamalla kansainvälistä tutkimusaineistojen kuvailustandardia DDI:tä (Data Documentation Iniative). Data kuvataan sisällöllisesti (mm. asiasanat, tiivistelmä), menetelmällisesti (mm. otanta, keruu), määrällisesti (mm. havaintojen, muuttujien ja tiedostojen lukumäärä) ja teknisesti (mm. tiedostojen nimet). Metadata sisältää myös aineiston käytön rajoitukset ja saatavuustiedot. Kvantitatiivisista datoista tehdään lisäksi muuttujakuvaukset.
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media	Sähköinen. Formaatti DDI 2 -muotoinen XML-tiedosto.
Sijoitus	TIIPII tietokannan palvelimessa
Suojeluluokka	2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste	Julkinen. XML-muotoisesta metadatasta tuotetaan tietoarkiston verkkosivuille jatkuvasti päivitettävä aineistoluettelo, joka sisältää metadatan html-tiedostoina ja xml-tiedostoina.
Kokonaissäilytysaika	Pysyvä
Huomautuksia	Metadata käännetään myös englanniksi ja julkaistaan tietoarkiston englanninkielisessä aineistoluettelossa.

Taulu 8. OT-sarja

Asiakirjan nimi	Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoiva materiaali
Toimintoalue	Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus	arquFnnnn = arkistoitava kyselylomake quFnnnn = jatkokäyttäjille luovutettava kyselylomake iqFnnnn = haastattelukysymykset (questions) iiFnnnn = haastatteluohjeet (interview instructions) wiFnnnn = kirjoitusohjeet (writing instructions, mikäli kyseessä tutkittavien omat kirjeet, elämäkerrat, työpäiväkirjat tms.) tiFnnnn = transkriptointiohjeet eli litterointiohjeet (transcription instructions) teFnnnn = transkriptointiesimerkki eli litteraatioesimerkki (transcription example) oiFnnnn = havainnoinnin ohjeistus (observation instructions) isFnnnn = esite tutkittaville (information sheet) stFnnnn = virikemateriaali (stimulative material) riFnnnn = tutkimuskutsu (research invitation) bgFnnnn = taustatiedot (background information) crFnnnn = keruupyyntö (collection request) transnotes.txt = datan käännöstä koskevat huomautukset (translation notes) readme.txt = datan käytössä huomioitavat seikat (remarks concerning data use)
Kuvaus	Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoivaa materiaalia ovat muun muassa aineistonkeruuinstrumentti, erilaiset ohjeistukset ja datan tuottamisen kontrollivälineet. Kvantitatiivisissa aineistoissa tällaisia ovat esimerkiksi aineistonkeruussa käytetty kyselylomake ja koodausohjeet ja kvalitatiivisissa aineistoissa haastattelukysymykset, haastatteluohjeet, havainnoinnin ohjeistus tai kirjoitusohjeet. Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoiva materiaali on yleensä sähköistä, paperimuotoinen materiaali digitoidaan tarvittaessa.
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media	Sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia).
Sijoitus	Sähköiset materiaalit TIIPII tietokannan palvelimessa.
Suojeluluokka	2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste	Vaihteleva. Osa tutkimusaineistoa ja sen keruuta kuvaavasta materiaalista on nähtävissä käyttöaineiston metadatan yhteydessä tietoarkiston verkkosivuilla. Osan materiaalista saa vain tietoarkiston rekisteröityneet asiakkaat aineistoa koskevassa arkistointisopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Julkisuustieto kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Kokonaissäilytysaika	Arkistoversiot pysyvästi
Huomautuksia	Materiaaliin ei tietoarkistossa yleensä tehdä sisällöllisiä muutoksia, mutta henkilötiedot poistetaan tarvittaessa.

Taulu 9. SY-sarja

Asiakirjan nimi	Datan käsittelytiedostot
Toimintoalue	Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus	syFnnnn = syntaksi sisältäen datan prosessoinnin ja anonymisoinnin (kvantitatiivisesta aineistosta)
Kuvaus	Alkuperäisiin datoihin tehtävien muutosten yksityiskohtainen kirjaamistiedosto
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Tiedoston tekijä- ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media	Sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv (tiedostopääte käytetyn ohjelmiston mukaan)
Sijoitus	TIIPII tietokannan palvelimessa
Suojeluluokka	2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste	Ei-julkinen
Kokonaissäilytysaika	Pysyvä
Huomautuksia	Alkuperäiseen dataan tehdyt keskeisimmät muutokset kirjataan myös käyttöaineistoon sisältyvään metadataan.

Taulu 10. AL-sarja

Asiakirjan nimi	Aineistolataustiedot
Toimintoalue	Aineiston toimitus jatkokäyttöön
Arkistotunnus	Toimitus nnnn. Kronologinen juokseva numerointi alkaen numerosta 3008.
Kuvaus	Jokaisen Aila-palveluportaalista aineiston ladanneen asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, hänen lataamaansa aineistot ja latausajankohdat sekä hänen ilmoittamansa aineistojen käyttötarkoitukset.
Arkistoinnin vastuu	Teknisten palveluiden moduulijohtaja
Arkistointijärjestys	Kronologinen
Prosessin ohjeistus	Intranetin teknisen tuen käsikirja
Kirjaaminen	Asiakkaat kirjaavat itse palveluportaaliin aineiston käyttötarkoituksen ja sen kuvauksen. Palveluportaali tallentaa järjestelmästä aineiston latausajankohdan ja asiakkaan yksilöintitiedot asiakasrekisteristä.
Media	Sähköinen
Sijoitus	Palveluportaali Aila sijaitsee tietoarkiston sisäisellä palvelimella.
Suojeluluokka	2 (suojeltavat tiedot)
Julkisuusaste	Asiakastietoja ei julkaista. Aineistojen käytöstä julkaistaan tilastotietoja. Aineistonsa arkistoineille voidaan kertoa tilastotiedot heidän aineistojensa käyttäjäorganisaatioista ja käyttötarkoituksista, mikäli he sitä edellyttävät arkistointisopimuksessa. Käyttöluvanpyytäjistä luvanvaraisiin aineistoihin annetaan luvanantajalle lupaprosessin tarvittavat hakijan yhteystiedot.
Kokonaissäilytysaika	Aineiston kaikki lataustiedot, mukaan lukien lataajien henkilötiedot, säilytetään viisi vuotta aineiston lataamisesta. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan ja tilastotiedot latauksista säilytetään pysyvästi.
Huomautuksia	Aineistoa ei voi ladata käyttöönsä ennen kuin on sitoutunut aineistoportaalin käyttöehtoihin ja aineistojen yleisiin käyttöehtoihin. Mikäli asiakas käyttää aineistoa käyttöehtojen tai ilmoittamansa aineiston käyttötarkoituksen vastaisesti, tietoarkistolla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöstä aineiston tekijöille, asiakkaan organisaatiolle ja tutkimusrahoittajalle. Väärinkäytön selvitykseen tietoarkisto voi luovuttaa aineiston tekijöille ja asiakkaan organisaatiolle aineiston väärinkäytön selvittämiseen tarpeelliset henkilötiedot (asiakkaan etunimi ja sukunimi, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ladatut aineistot, latausten ajankohta, ja asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus).

Taulu 11. Aputiedostot

Asiakirjan nimi	Aputiedostot
Toimintoalue	Aineiston ja kuvailun esitysversioiden tuottaminen
Arkistotunnus	Ei tunnusta
Kuvaus	Aineiston kuvailun tuottaminen helposti käsiteltävänä ja ymmärrettävänä html-tiedostona. Laadullisen aineiston lisäversion tuottaminen html-tiedostona aineiston selailun ja tiedostojen valinnan helpottamiseksi jatkokäytössä .
Arkistoinnin vastuu	Palvelupäällikkö
Arkistointijärjestys	Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus	Intranetin käsikirja
Kirjaaminen	Tiedostojen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media	Sähköinen. Tekstiä ja ohjelmatiedostoja: esimerkiksi HTML, XHTML, JS, CSS, PNG, GIF
Sijoitus	TIIPII-tietokannan palvelimessa
Suojeluluokka	3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste	Aineistolle jatkokäyttöluvan saaneet henkilöt saavat aputiedostot aineiston ulosluovutuspaketissa
Kokonaissäilytysaika	Ei määriteltyä säilytysaikaa
Huomautuksia	Aputiedostot voidaan vaihtaa toisiin, jos tietotekninen kehitys niin vaatii. Aputiedostoista voidaan myös luopua, jos ulosluovutuspaketin sisältöä muutetaan.