Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma: aineistopalvelu Liite 1. Aineistopalvelussa syntyvät asiakirjat ja asiakirjasarjat
Kaikissa tauluissa nnnn tarkoittaa tietoarkiston antamaa pysyvää nelinumeroista aineistotunnusta eli aineistonumeroa.
Taulu 1. L-sarja
Asiakirjan nimi | Arkistointisopimus (Aineistonluovutussopimus vuoteen 2013 saakka) |
Toimintoalue | Aineistojen sisäänotto |
Arkistotunnus | L/nnnn |
Kuvaus | Sopimusasiakirja, jossa määritetään ja sovitaan aineiston luovuttajan ja Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston välillä aineiston arkistointia ja jatkokäyttöön toimittamista ja henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Arkistoinnin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Sopimuksen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan. Luovuttajan yhteystiedot kirjataan tietoarkiston sähköiseen asiakasrekisteriin (TIIPII). |
Media | Sähköinen PDF/A alkaen 1.8.2021. Strukturoitu sopimuslomake paperilla aikavälillä 1999-heinäkuu 2021. |
Sijoitus | S-verkkolevy hallinto/sopimukset. Paperiset sopimukset: arkistohuone, L-tunnuksella merkityt arkistomapit numerojärjestyksessä viimeisimpään. |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Ei-julkinen |
Kokonaissäilytysaika | Pysyvä |
Huomautuksia | Sopimusasiakirjassa kerrotaan luovuttajan yhteystietojen kirjaamisesta tietoarkiston asiakasrekisteriin. Tietoarkisto ylläpitää tietosuojaselostetta, jossa kuvataan henkilötietojen käsittely. |
Taulu 2. KL-sarja
Asiakirjan nimi | Aineistonkuvailulomake |
Toimintoalue | Aineistojen sisäänotto |
Arkistotunnus | KL |
Kuvaus | Aineistonkuvailulomakkeessa luovuttaja kertoo perustiedot aineistosta metadatan luomista varten. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Hävitetään aineiston kuvailun valmistuttua. |
Arkistoinnin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Aineistonkuvailulomakkeen saapuminen kirjataan arkiston sähköiseen TIIPII -tietokantaan. |
Media | Strukturoitu lomake sähköisenä tiedostona |
Sijoitus | Aila palveluportaali |
Suojeluluokka | 3 (muu asiakirja) |
Julkisuusaste | Ei-julkinen |
Kokonaissäilytysaika | Hävitetään, kun aineiston kuvailutiedot on tuotettu. |
Huomautuksia |
Taulu 3. ORIG/DA-sarja
Asiakirjan nimi | Alkuperäinen data |
Toimintoalue | Aineistojen sisäänotto |
Arkistotunnus | Ei tunnusta |
Kuvaus | Arkistointia varten Tietoarkistoon toimitettu sähköinen pohja- eli perusaineisto. Voi olla numeerinen aineisto (havaintomatriisi), teksti- tai kuva-aineisto tai ääniaineisto. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Arkistoinnin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Tiedostojen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan. |
Media | Pääasiassa sähköinen, joskus paperi. Sähköisissä formaatit ja mediat hyvin vaihtelevia. |
Sijoitus | Sähköiset S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettävän perushakemiston sisälle alihakemistoon nimeltä "original". Paperimuotoiset arkistoon A-tunnuksella merkittyyn mappeihin aineistonumerolla kirjatun välilehden jälkeen. |
Suojeluluokka | 3 (muu asiakirja) |
Julkisuusaste | Salassa pidettävä |
Kokonaissäilytysaika | Säilytetään original-hakemistossa siihen saakka, kun tutkija on hyväksynyt aineistolle Tietoarkistossa tehtävät poistot, muokkaukset ja lisäykset. |
Huomautuksia | Alkuperäistä dataa ei koskaan toimiteta jatkokäyttöön. Luovuttajaa pyydetään hävittämään oma aineistoversio heti, kun Tietoarkistossa on valmistettu tunnisteeton pitkäaikaissäilytettävä käyttödata. |
Taulu 4. ORIG/OT-sarja
Asiakirjan nimi | Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava ja kontekstoiva materiaali |
Toimintoalue | Aineistojen sisäänotto |
Arkistotunnus | Ei tunnusta (digitalisoitavat materiaalit saavat tunnuksen digitalisoinnin yhteydessä) |
Kuvaus | Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava ja kontekstoiva materiaali on välttämätön tiedon lähde aineiston prosessointia ja jatkokäyttöä varten. Aineistoa kuvaava ja kontekstoiva materiaali voi olla esimerkiksi muuttujalistaus, koodausohje, kyselylomake, haastattelukysymykset, havainnoinnin ohjeistus, tutkittaville annettu aineiston käyttöinformaatioteksti tai tutkimussuostumustiedosto. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Arkistoinnin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Kaikki saatu materiaali kirjataan TIIPII-tietokantaan. |
Media | Sähköinen tai paperi. Sähköisissä useita eri formaatteja. |
Sijoitus | Sähköinen materiaali tallenteena S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettävän perushakemiston sisälle hakemistoon nimeltä "original". Paperimateriaali sijoitetaan arkistohuoneeseen A-tunnuksella merkittyyn mappiin aineistonumerolla varustetun välilehden jälkeen. Paperimateriaalin perustiedot ja sijaintimapin numero kirjataan TIIPII-tietokantaan. |
Suojeluluokka | 3 (muu asiakirja) |
Julkisuusaste | Vaihteleva |
Kokonaissäilytysaika | Sähköisinä pysyvästi säilytettävien materiaalien paperiversiot hävitetään, kun materiaalista on luotu sähköinen muunnos ja ne siirretään OT-sarjaan. Paperisina pysyvästi säilytetään aineistojen raportit ja lomakkeet, jotka eivät ole muualta saatavilla ja joita ei muunneta sähköisiksi. |
Huomautuksia |
Taulu 5. AR-sarja
Asiakirjan nimi | Säilytysdatat |
Toimintoalue | Aineistojen prosessointi |
Arkistotunnus | arFnnnn |
Kuvaus | Alkuperäisestä datasta säilytystä varten prosessoitu versio, joka sisältää sellaisia muuttujia tai tietoja, joiden käytölle luovuttaja on varannut määräaikaisen ensikäyttöoikeuden |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Prosessin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan |
Media |
|
Sijoitus | Sähköiset säilytysdatat tallennetaan S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon (FSDnnnn). |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Vaihteleva. Säilytysdatat ovat saatavissa vain erityisen haku- ja lupamenettelyn kautta, kunnes luovuttajan ensikäyttöoikeus päättyy. |
Kokonaissäilytysaika | Pysyvä |
Huomautuksia | Säilytysdata muodostetaan vain, jos käyttödata ei perustellusta syystä voi sisältää kaikkia muuttujia tai tietoja (luovuttajan asettama embargo eli käyttörajoitus). Suurimmalle osalle arkistoitavista aineistoista ei tarvitse luoda säilytysdataa. |
Taulu 6. DA-sarja
Asiakirjan nimi | Käyttödatat |
Toimintoalue | Aineistojen prosessointi |
Arkistotunnus | daFnnnn, avoFnnn |
Kuvaus | Alkuperäisestä datasta jatkokäyttöä varten prosessoitu, anonymisoitu ja konvertoitu versio |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Prosessin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan |
Media |
|
Sijoitus | Sähköiset käyttödatat tallennetaan S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon (hakemiston nimi määräytyy aineistonumeron mukaan FSDnnnn). Paperiaineistot arkistoidaan arkistohuoneeseen A-tunnuksella merkittyyn numerojärjestyksessä viimeisimpään mappiin aineistonumerolla kirjatun välilehden jälkeen. |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste |
Vaihteleva. Jatkokäyttöön toimituksen valtuudet ovat aineistokohtaisia ja määräytyvät arkistointisopimuksen mukaan neljään vaihtoehtoiseen käyttöluokkaan:
|
Kokonaissäilytysaika | Pysyvä |
Huomautuksia |
Taulu 7. ME-sarja
Asiakirjan nimi | Metadatat |
Toimintoalue | Aineistojen prosessointi |
Arkistotunnus | meFnnnn = sisältöä ja käyttörajoituksia koskeva metadata, vaFnnnn = muuttujia koskeva metadata |
Kuvaus | Jokaisesta käyttödatasta tuotetaan metadata eli kuvailutiedot noudattamalla kansainvälistä tutkimusaineistojen kuvailustandardia DDI:tä (Data Documentation Iniative). Data kuvataan sisällöllisesti (mm. asiasanat, tiivistelmä), menetelmällisesti (mm. otanta, keruu), määrällisesti (mm. havaintojen, muuttujien ja tiedostojen lukumäärä) ja teknisesti (mm. tiedostojen nimet). Metadata sisältää myös aineiston käytön rajoitukset ja saatavuustiedot. Kvantitatiivisista datoista tehdään lisäksi muuttujakuvaukset. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Prosessin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan |
Media | Sähköinen. Formaatti DDI 2 -muotoinen XML-tiedosto. |
Sijoitus | Metadata tallennetaan S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon. |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Julkinen. XML-muotoisesta metadatasta tuotetaan tietoarkiston verkkosivuille jatkuvasti päivitettävä aineistoluettelo, joka sisältää metadatan html-tiedostoina ja xml-tiedostoina. |
Kokonaissäilytysaika | Pysyvä |
Huomautuksia | Metadata käännetään myös englanniksi ja julkaistaan tietoarkiston englanninkielisessä aineistoluettelossa. |
Taulu 8. OT-sarja
Asiakirjan nimi | Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoiva materiaali |
Toimintoalue | Aineistojen prosessointi |
Arkistotunnus |
|
Kuvaus | Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoivaa materiaalia ovat muun muassa aineistonkeruuinstrumentti, erilaiset ohjeistukset ja datan tuottamisen kontrollivälineet. Kvantitatiivisissa aineistoissa tällaisia ovat esimerkiksi aineistonkeruussa käytetty kyselylomake ja koodausohjeet ja kvalitatiivisissa aineistoissa haastattelukysymykset, haastatteluohjeet, havainnoinnin ohjeistus tai kirjoitusohjeet. Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoiva materiaali on yleensä sähköistä, paperimuotoinen materiaali digitoidaan tarvittaessa. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Prosessin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan. |
Media | Sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia). |
Sijoitus | Sähköiset materiaalit tallennetaan S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon. Paperimateriaalit arkistoidaan arkistohuoneeseen A-tunnuksella merkittyyn numerojärjestyksessä viimeisimpään mappiin aineistonumerolla kirjatun välilehden jälkeen. |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Vaihteleva. Osa tutkimusaineistoa ja sen keruuta kuvaavasta materiaalista on nähtävissä käyttöaineiston metadatan yhteydessä tietoarkiston verkkosivuilla. Osan materiaalista saa vain tietoarkiston rekisteröityneet asiakkaat aineistoa koskevassa arkistointisopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Julkisuustieto kirjataan TIIPII-tietokantaan. |
Kokonaissäilytysaika | Pysyvä |
Huomautuksia | Materiaaliin ei tietoarkistossa yleensä tehdä sisällöllisiä muutoksia, mutta henkilötiedot poistetaan tarvittaessa. |
Taulu 9. SY-sarja
Asiakirjan nimi | Datan käsittelytiedostot |
Toimintoalue | Aineistojen prosessointi |
Arkistotunnus | syFnnnn = syntaksi sisältäen datan prosessoinnin ja anonymisoinnin (kvantitatiivisesta aineistosta), anFnnnn = datan prosessointi ja anonymisointi (kvalitatiivisesta aineistosta) |
Kuvaus | Alkuperäisiin datoihin tehtävien muutosten yksityiskohtainen kirjaamistiedosto |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Aineistonumeron mukaan |
Prosessin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Tiedoston tekijä- ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan. |
Media | Sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv (tiedostopääte käytetyn ohjelmiston mukaan) |
Sijoitus | S-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Ei-julkinen |
Kokonaissäilytysaika | Pysyvä |
Huomautuksia | Alkuperäiseen dataan tehdyt keskeisimmät muutokset kirjataan myös käyttöaineistoon sisältyvään metadataan. |
Taulu 10. P1-sarja
Asiakirjan nimi | Käyttölupahakemukset (vuoteen 2014 saakka) |
Toimintoalue | Aineiston toimitus jatkokäyttöön |
Arkistotunnus | P/käyttölupahakemuksen numero |
Kuvaus | Käyttölupahakemuksessa hakija on kertonut omat ja muiden aineistoa mahdollisesti käyttävien henkilöiden yhteystiedot, kuvannut ja perustellut aineiston käyttötarkoituksen ja suunnitellun käyttöajan. Lisäksi hakija on ilmoittanut käyttöaineiston toimittamista koskevat tekniset tiedot. Käyttölupahakemukset ovat saapuneet postitse, sähköpostitse, puhelimitse tai faxilla. Sähköisinä saapuneet hakemukset on tulostettu arkistokelpoiselle paperille ja faxilla saapuneet on kopiotu arkistokelpoiselle paperille. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Kronologinen (käyttölupahakemukselle on annettu juokseva numero, kun se kirjattu TIIPII-tietokantaan) |
Arkistoinnin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Käyttölupahakemuksen tiedot on kirjattu TIIPII-tietokantaan. |
Media | Paperi tai sähköinen |
Sijoitus | Arkisto, P-tunnuksella merkityt arkistomapit. Mapit sisältävät aikajärjestyksessä kaikki käyttölupahakemukset (1-2595). |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Salassa pidettävä |
Kokonaissäilytysaika | 20 vuotta |
Huomautuksia | Sarja on päättynyt 23.4.2014 |
Taulu 11. P2-sarja
Asiakirjan nimi | Käyttöehtositoumukset (vuoteen 2014 saakka) |
Toimintoalue | Aineiston toimitus jatkokäyttöön |
Arkistotunnus | P/käyttölupahakemuksen numero/käsittelijän nimikirjaimet |
Kuvaus | Käyttöehtositoumuksessa tilaajat ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa mainitulla tavalla: 1. aineiston käyttötarkoitusta ja hävittämistä, 2. tietoturvallisuutta, 3. tietosuojaa, 4. aineiston alkuperän mainitsemista julkaisuissa, 5. aineistoon liittyvien virheiden ja puutteiden ilmoittamista, 6. julkaisuista tiedottamista ja 7. tekijänoikeutta. |
Arkistoinnin vastuu | Tietopalvelupäällikkö |
Arkistointijärjestys | Sitoumukseen liittyvän käyttölupahakemuksen numeroinnin mukaisesti (numerointi TIIPII-tietokantaan kirjaamisjärjestyksessä) |
Arkistoinnin ohjeistus | Intranetin käsikirja |
Kirjaaminen | Perustiedot käyttöehtositoumuksesta kirjataan TIIPII-tietokantaan |
Media | Paperi |
Sijoitus | Arkistohuone, P-tunnuksella merkityt arkistomapit. Käyttöehtositoumukseen liittyvän käyttölupahakemuksen päälle. Mapit sisältävät aikajärjestyksessä kaikki paperilla saapuneet käyttöehtositoumukset (1-2595). |
Suojeluluokka | 2 (suojeltava asiakirja) |
Julkisuusaste | Salassa pidettävä |
Kokonaissäilytysaika | 20 vuotta |
Huomautuksia | Sarja on päättynyt 23.4.2014. Palveluportaali Ailaa käyttävien asiakkaiden tulee sitoutua aineistojen yleisiin käyttöehtoihin ennen kuin he voivat ladata aineiston käyttöönsä palveluportaalista. |
Taulu 12. AL-sarja
Asiakirjan nimi | Aineistolataustiedot |
Toimintoalue | Aineiston toimitus jatkokäyttöön |
Arkistotunnus | Toimitus nnnn. Kronologinen juokseva numerointi alkaen numerosta 3008. |
Kuvaus | Jokaisen Aila-palveluportaalista aineiston ladanneen asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, hänen lataamaansa aineistot ja latausajankohdat sekä hänen ilmoittamansa aineistojen käyttötarkoitukset. |
Arkistoinnin vastuu | Teknisten palveluiden moduulijohtaja |
Arkistointijärjestys | Kronologinen |
Prosessin ohjeistus | Intranetin teknisen tuen käsikirja |
Kirjaaminen | Asiakkaat kirjaavat itse palveluportaaliin aineiston käyttötarkoituksen ja sen kuvauksen. Palveluportaali tallentaa järjestelmästä aineiston latausajankohdan ja asiakkaan yksilöintitiedot asiakasrekisteristä. |
Media | Sähköinen |
Sijoitus | Palveluportaali Aila sijaitsee tietoarkiston sisäisellä palvelimella. |
Suojeluluokka | 2 (suojeltavat tiedot) |
Julkisuusaste | Asiakastietoja ei julkaista. Aineistojen käytöstä julkaistaan tilastotietoja. Aineistonsa arkistoineille voidaan kertoa tiastotiedot heidän aineistojensa käyttäjäorganisaatioista ja käyttötarkoituksista, mikäli he sitä edellyttävät arkistointisopimuksessa. Käyttöluvanpyytäjistä luvanvaraisiin aineistoihin annetaan luvanantajalle lupaprosessin tarvittavat hakijan yhteystiedot. |
Kokonaissäilytysaika | 20 vuotta |
Huomautuksia | Aineistoa ei voi ladata käyttöönsä ennen kuin on sitoutunut aineistoportaalin käyttöehtoihin ja aineistojen yleisiin käyttöehtoihin. Mikäli asiakas käyttää aineistoa käyttöehtojen tai ilmoittamansa aineiston käyttötarkoituksen vastaisesti, tietoarkistolla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöstä aineiston tekijöille, asiakkaan organisaatiolle ja tutkimusrahoittajalle. Väärinkäytön selvitykseen tietoarkisto voi luovuttaa aineiston tekijöille ja asiakkaan organisaatiolle aineiston väärinkäytön selvittämiseen tarpeelliset henkilötiedot (asiakkaan etunimi ja sukunimi, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ladatut aineistot, latausten ajankohta, ja asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus). |