Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma Liite 3: Tietojärjestelmäseloste (Aila)

Taulu 1.

Tietojärjestelmän nimi Aila-palveluportaali
Tietojärjestelmän vastuutaho Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
p. +358 40 190 1432
Tietojärjestelmän vastuuhenkilö Matti Heinonen
Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
p. +358 40 190 1435
Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Aila on Tietoarkiston sähköinen palvelukokonaisuus, joka sisältää aineistoluettelon, aineistojen tilaus- ja toimitusjärjestelmän sekä aineistojen arkistointiin tarkoitetun tiedostojen siirtopalvelun. Lisäksi Aila sisältää rekisteröityneistä käyttäjistä muodostetun asiakasrekisterin (ks. erikseen tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä).
Tietojärjestelmän tietosisältö
  • palveluportaalin asiakkaan tiedot (nimi, asiointikieli, yhteystiedot, käyttäjätunnus, tieto markkinoinnin sallimisesta tai estämisestä ja tieto käyttöehtoihin sitoutumisesta)
  • tiedot aineistotoimituksista
  • aineistot ja niiden kuvailutiedot
Tietojärjestelmän hakutekijät
  • aineistojen tiedot haettavissa avoimesti useilla eri hakutekijöillä: Tarkennettu haku: Aineistot
  • aineistotoimitusten tiedot haettavissa aineistonumeron, aineiston nimen ja käyttöluvan hakijan nimen ja organisaatiotiedon perusteella (ei avoimesti saatavilla oleva hakumahdollisuus, toteutetaan Tietoarkistossa).
  • asiakastilien tiedot haettavissa asiakkaan nimellä (ei avoimesti saatavilla oleva hakumahdollisuus, toteutetaan Tietoarkistossa). Rekisteröitynyt asiakas voi tarkastella itse omia tietojaan palvelussa.
Tietojärjestelmän tietolähteet
Rekisterin suojauksen periaatteet Sähköisiä tietoaineistoja säilytetään Tampereen korkeakouluyhteisön palvelimilla, jotka sijaitsevat korkeakouluyhteisön palvelintiloissa. Palvelintiloihin on pääsy vain henkilöillä, jotka sitä työroolinsa vuoksi tarvitsevat. Sähköinen yhteys tietoaineistoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin niin, että niihin pääsevät käsiksi vain palvelinten ylläpitäjät ja Tietoarkiston työntekijät, joiden työrooli edellyttää pääsyä kyseiseen tietoon. Asiakkaat voivat nähdä ja päivittää vain omia henkilötietojaan kirjauduttuaan palveluun omalla käyttäjätunnuksellaan.
Kertymä alkaen Vuodesta 2014
Tietojen päivitystiheys Päivittäin
Tietojen julkisuus Sisältää sekä julkisia että ei-julkisia tietoja. Julkisia tietoja ovat arkistoitujen tutkimusaineistojen kuvailutiedot ja jatkokäyttöä määrittävät tiedot (tiedostot ja niiden versiotiedot, sarjatiedot, jatkokäytön ehdot). Toimintatilastot julkaistaan vuosittain toimintakertomuksessa. Asiakastiedot eivät ole julkisia (ks. tietosuojaseloste).
Tietojärjestelmän julkinen osoite (avoin saatavuus) https://services.fsd.tuni.fi/