Ohjeet kirjoitusaineiston keräämiseen Pennalla

Pennan käyttöä voivat tiedustella tutkijat ja pro gradu -aineiston keruuseen myös opiskelijat. Penna soveltuu aineistonkeruuseen silloin, kun tavoitteena on tutkia kokonaisia kirjoituksia, jotka on laadittu esseetyyppisesti. Jos sen sijaan haluat tutkia kirjoitusvastauksia useampaan täsmälliseen kysymykseen, sinulle soveltuu Pennaa paremmin jokin lomakekyselyihin tarkoitettu ohjelma.

Ohjeet päivitetty 29.1.2026

Kirjoitusohjeen laatiminen ja taustatietojen valitseminen

Penna-keruu sisältää aina laatimasi kirjoitusohjeen ja rajallisen määrän valitsemiasi taustatietokysymyksiä. Voimme liittää Pennan keruulomakkeeseen myös haluamasi kuvan. Varmista, että sinulla on oikeus käyttää kuvaa.

Pennaan laadittava kirjoitusohje on hyvä kirjoittaa yleiskielellä. Kirjoitusohjeeseen ei kannata sisällyttää esimerkiksi teoreettista tutkimusasetelmaa, tieteellisiä termejä tai hypoteeseja. Tutkittaville tarkoitetun kirjoitusohjeen tulisi olla tiivis, ymmärrettävä ja tutkittavasta aiheesta kirjoittamaan houkutteleva. Varsinaisen kirjoitusaiheen lisäksi voit sisällyttää ohjeeseen muutaman (3-4) kirjoittamista helpottavan ja ohjaavan sisältökysymyksen kirjoittajalle.

Voit valita Penna-keruuseen muutaman taustatietokysymyksen (enintään neljä), jotka kertovat jotain tutkittavista. Tyypillisimmät käytetyt taustatiedot ovat sukupuoli ja ikäryhmä. Taustatiedot voi valita Tietoarkiston malliesimerkeistä tai ne voi laatia itse. Laadithan taustatiedot siten, että niiden perusteella ei ole mahdollista tunnistaa vastaajaa.

Sopiva keruuaika on yleensä 1-2 kuukautta. Vastausmäärään vaikuttaa enemmän hyvin suunniteltu ja toteutettu tiedottaminen kuin pitkä keruuaika.

Käyttämällä Penna-alustaa sitoudut sen käyttöehtoihin (Avautuu uuteen välilehteen) . Tutustu niihin huolella.

Penna-keruun avaaminen

Kun Penna-keruusi on hyväksytty ja tarvittavat dokumentit ovat valmiit, siirrämme tekstin Pennaan ja lisäämme keruulomakkeeseen mm. maininnat arkistoinnista ja ohjeita Pennan käyttöön.

Tarvittaessa editoimme tekstiä, jotta se ei sisältäsi esimerkiksi päällekkäisyyksiä tai ristiriitaisuuksia liittämiemme tekstiosuuksien kanssa. Lähetämme keruulomakkeen tarkastettavaksesi ennen julkaisua. Keruusta ja arkistoinnista tehdään sopimus ja sen jälkeen keruulomake julkaistaan Pennassa. Keruu on auki sopimamme ajan.

Keruuaikaa on tarvittaessa mahdollista pidentää sopimalla siitä Tietoarkiston kanssa hyvissä ajoin ennen keruun alkuperäistä päättymisaikaa. Ota kuitenkin huomioon, että jossain tilanteissa keruun pidentäminen ei ole mahdollista. Keruulomaketta ei voi kuitenkaan muokata eikä keruuaikaa lyhentää keruuilmoituksen julkaisemisen jälkeen.

Keruun ollessa käynnissä voit tiedustella kertyneiden vastausten määrää Tietoarkiston asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi).

Keruusta tiedottaminen on tutkijan vastuulla

Aineistonkerääjänä vastaat itse keruukutsusi levittämisestä. Onnistuneessa Penna-keruussa kirjoituskutsuteksti on laadittu huolella, keruukutsun levittäminen on suunniteltu ja toteutettu hyvin. Aineistonkerääjän on oltava valmis tiedottamaan keruustaan aktiivisesti ja useita kertoja keruuaikana. Tiedottamista on tarvittaessa myös tehostettava, jos vastauksia ei ala kertymään odotetulla tavalla.

• Kirjoitusten keräämiseksi Penna-linkkiä voi levittää esimerkiksi sosiaalisessa mediassa tai erilaisilla sähköpostilistoilla. Muista kuitenkin aina tarkistaa, että tutkittavien rekrytointi on suunnittelemallasi tavalla sallittua.
• Penna-linkin voi tarjota myös kohderyhmää edustaville yhdistyksille, järjestöille, organisaatioille ja vastaaville heidän kanaviensa kautta eteenpäin levitettäväksi.
• Vaikka kirjoitukset kerätäänkin verkossa, saattaa kohderyhmän joissakin tapauksissa tavoittaa tehokkaasti myös perinteisiä kanavia pitkin, kuten ilmoitustaulu- tai lehti-ilmoituksella.

Muuta tietoa

Penna on tarkoitettu avoimina keruukutsuina kerättäville kirjoitusaineistoille, jolloin keruukutsua ei lähetetä suoraan yksittäisille henkilöille. Aineiston kerääjä ja Tietoarkisto eivät pyydä henkilötietoja mahdollisilta kirjoittajilta. Myös taustatiedot kerätään pääosin valmiiksi luokiteltuina ja kirjoittajia ohjeistetaan kirjoittamaan mainitsematta henkilöiden nimiä.

Osaan kirjoituksista voi sisältyä henkilötietoja, vaikkei niitä pyydetä. Henkilötietojen käsittelyssä keruun järjestäjä on yhteisrekisterinpitäjänä Tietoarkiston kanssa. Keruusta, mahdollisesta arkistoinnista ja muusta tarvittavasta tehdään erillinen sopimus ennen keruun aloittamista. Sopimuksessa voit mm. määrittää, milloin arkistoitavat kirjoitukset saa luovuttaa jatkokäyttöön.

Keruun jälkeen saat saapuneet kirjoitukset taustatietoineen itsellesi tekstimuodossa (txt-tiedostoina). Tutkijalle toimitetaan aineistosta anonymisoimaton raakaversio.

Tietosuojaseloste/-ilmoitus Penna-keruissa

Miksi tietosuojaseloste tarvitaan?

Tietoarkiston tavoite on kerätä Pennalla valmiiksi mahdollisimman anonyymiä tutkimusaineistoa. Koska Penna-keruuseen osallistuvat henkilöt laativat vapaamuotoisesti oman tekstinsä, osaan kirjoituksista voi sisältyä henkilötietoja, vaikkei niitä pyydetä. Tietosuojaselosteilla turvataan niin Pennaa käyttävän tutkijan kuin Tietoarkistonkin oikeus käsitellä kirjoituksia myös niissä tapauksissa, kun ne sisältävät henkilötietoja.

Tietoarkistolla on oma Pennaan kirjoittaville tarkoitettu tietosuojaseloste. Pennaa käyttävä tutkija laatii ja julkaisee oman tietosuojaselosteen Penna-aineistostaan. Keruukutsusta tulee molempiin linkit.

Jos Penna-keruu tehdään osana laajempaa tutkimusta, jossa kerätään useita erilaisia aineistoja, tee Penna-osuudesta erillinen tietosuojaseloste. Näin Penna-keruuseen osallistuvat ymmärtävät selkeämmin, miten heidän tietojaan tutkimuksessa käsitellään.

Laadi tietosuojaselosteesi oman organisaatiosi ohjeita noudattaen.

Vinkit muutamiin kohtiin tietosuojaselosteessa

Rekisterinpitäjä -kohtaan tulee tietosuojaselosteessa tieto yhteisrekisterinpitäjyydestä. Tietoarkisto on Pennan käyttäjän kanssa yhteisrekisterinpitäjä, koska määritämme yhdessä kerääjän kanssa, millaisia taustatietoja tutkittavista kerätään. Lisäksi vaikutamme itse keruutekstin sisältöön.

Tietosuojaselosteessa kohdan voi kirjoittaa esimerkiksi näin: Tutkimuksella on kaksi rekisterinpitäjää, opiskelija/tutkija/organisaatio (lisää Nimi) ja Tietoarkisto. Tämä seloste sisältää (lisää Nimi) osuuden käsittelystä. Voit perehtyä Tietoarkiston tietosuojaselosteeseen täällä.

Yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevat asiat sovitaan arkistointisopimuksen yhteydessä ennen Penna-keruun aloittamista. Tietoarkisto huolehtii, että yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevat asiat sovitaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Joskus organisaation tietosuojaselosteissa on kohta, johon kirjataan tiedot henkilötietojen käsittelijöistä. Tietoarkisto ei käytä ulkopuolisia käsittelijöitä Penna-aineistojen keruussa ja käsittelyssä. Jos käytät ulkopuolista palvelua Penna-aineiston käsittelyssä, kirjaa se selosteeseen ja huolehdi oman organisaatiosi ohjeiden mukaisesti henkilötietojen käsittelysopimuksesta.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot merkitään selosteeseen, mikäli tutkimusorganisaatio on rekisterinpitäjä tai tutkimukselle on erikseen nimetty tietosuojavastaava. Jos Penna-tutkija tai tutkimusprojektin johtaja on tutkimuksen rekisterinpitäjä, eikä tutkimukselle ole erikseen nimetty tietosuojavastaavaa, tietosuojavastaavan yhteystietoja ei tarvitse lisätä. Tällöin riittää, että selosteessa on nimetty yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä varten. Tavallisesti yhteyshenkilö on Penna-aineiston keräävä tutkija.

Henkilötietojen lähteet -kohtaan kirjataan, että tietoja kerätään suoraan tutkittavilta kirjoitusaineistojen keruuseen tarkoitetulla Penna-alustalla, jota Tietoarkisto ylläpitää. Penna-aineistoon ei yhdistetä muualta saatavia tietoja.

Kerättävät henkilötiedot ja erityiset henkilötietoryhmät sisältyvät useimpiin organisaatioiden tietosuojaselosteiden mallipohjiin. Jos organisaatiosi ohjeiden mukaan kerättävät henkilötiedot on kirjattava kaikkiin selosteisiin, toimi niin. Kirjaa henkilötiedoiksi epäsuorat taustatiedot, joita Pennalla keräät (esim. ikäryhmä, sukupuoli). Kirjaa erityisistä henkilötietoryhmistä vain sisällöt, joista keruutekstissä nimenomaisesti kehotat osallistujia kirjoittamaan.

Henkilötietojen käsittelyperusteen määrittelet itse organisaatiosi ohjeita noudattaen. On mahdollista, että ei-arkaluonteisesta aiheesta riippumatta kirjoitukset sisältävät satunnaisesti esimerkiksi poliittisia mielipiteitä tai filosofiseen vakaumukseen liittyviä asioita. Siksi on hyvä määritellä käsittelyperuste myös erityisille henkilötietoryhmille. Tässä esimerkki Penna-keruun käsittelyperusteista, kun kirjoittajilta ei pyydetä mitään arkaluonteisia tietoja. Niiden varalle on kuitenkin määritetty laillinen käsittelyperuste:

Henkilötietojesi käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohdan mukaisesti. Jos kirjoituksiin sisältyy erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, niitä käsitellään tieteellistä tutkimusta varten tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti tieteelliseen tutkimustarkoitukseen.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen kohtaan kirjataan aineiston siirto näin: Tietoarkisto siirtää Penna alustalla kerätyt kirjoitukset tutkija/opiskelija (lisää Nimi) keruun päätyttyä.

Tietoarkisto ei siirrä henkilötietoja sisältävää Penna-aineistoa muille, eikä EU/ETA -alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen -kohtaan lisätään tavallisesti tieto siitä, että henkilötiedot hävitetään tutkimuksen valmistuttua eli aineisto anonymisoidaan. Tutkija voi säilyttää itsellään anonymisoitua Penna-aineistoa tulosten luotettavuuden arvioimista varten niin kauan kuin se on tarpeen. Tiedejulkaisut eivät voi edellyttää henkilötietoja sisältävän aineiston luovuttamista, jos myöskään analyysin tuloksiin ei sisälly henkilötietoja.

Aineiston säilyttämisestä Tietoarkistossa voi kertoa näin: Arkistointiluvan antaneiden kirjoittajien kirjoitukset arkistoidaan anonymisoituna pysyvästi Tietoarkistoon jatkokäyttöä varten.

Lisävinkit:

• Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tulisi antaa tutkittaville tiiviisti esitetyssä, helposti ymmärrettävässä olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Jos käytät valmista tietosuojaseloste/ilmoituspohjaa, poista siitä kohdat, jotka eivät tule sovellettavaksi omassa tutkimuksessasi. Mikäli organisaatiosi tarjoaa erikseen vain tutkittaville kohdennettua tiivistettyä mallia henkilötietojen käsittelystä, käytä sitä.
• Tietosuojaselosteesi tulee olla tutkittavien saatavilla. Voit julkaista selosteesi verkkosivuna tai pdf-tiedostona. Adoben ohjeita: PDF-tiedostojen linkkien jakaminen (Avautuu uuteen välilehteen)
• Informointi henkilötietojen käsittelystä (Aineistonhallinnan käsikirjan ohjeet)