Dokumentit

Marja Alastalo & Jaana Vuori (viittausohje)

Lukuaika noin 5 min

Ihmisten elämästä, yhteiskunnasta ja kulttuurista voi saada tietoa monenlaisista teksteistä ja kuvista, joita kutsumme tässä dokumenteiksi ja asiakirjoiksi. Tutkimusta suunnitellessa ne eivät välttämättä tule ensimmäisenä mieleen kaikilla tieteenaloilla. Historian ja perinteentutkijoille dokumentit ovat keskeinen aineistotyyppi. Politiikantutkijat käyttävät usein aineistona asiakirjoja, joita puolueet, järjestöt ja poliittiset instituutiot tuottavat. Myös esimerkiksi kasvatustieteilijät ja sosiaalityön tutkijat ovat analysoineet paljon julkisten organisaatioiden tuottamia asiakirjoja kuten vaikkapa opetussuunnitelmia ja asiakasdokumentteja.

Arkistot ja museot ovat erikoistuneet tallentamaan tällaisia aineistoja tutkimuskäyttöön, enenevästi myös digitaalisessa muodossa. Paitsi tällaisista kokoelmista, tutkija voi koostaa dokumenttiaineiston myös verkkolähteistä tai yksityisiltä ihmisiltä tai viranhaltijoilta pyytämällä.

Dokumentit voidaan jakaa henkilökohtaisiin ja institutionaalisiin sekä julkisiin ja ei-julkisiin.

Henkilökohtaisia dokumentteja ovat esimerkiksi kirjeet, päiväkirjat, yksityiset valokuvat ja omaelämäkerralliset tekstit. Tutkija voi hankkia henkilökohtaisia dokumentteja käyttöönsä sekä arkistoista että yksityisiltä ihmisiltä. Tällaiset dokumentit ovat yleensä myös ei-julkisia.

Institutionaaliset dokumentit syntyvät puolestaan jonkin instituution tai organisaation arkisessa työssä. Osa institutionaalisista dokumenteista on julkisia ja osa taas ei. Esimerkiksi kun käymme lääkärissä, meistä kertyy potilaskertomuksia. Kun joudumme poliisikuulusteluun, sanomisistamme ja tekemisistämme kirjoitetaan kuulustelupöytäkirjoja ja poliisiraportteja. Nämä eivät ole julkisia asiakirjoja ja niiden saatavuutta tutkimuskäyttöön säädellään tiukasti.

Instituutiot tuottavat kuitenkin paljon myös julkisia dokumentteja, kuten suunnitelmia, raportteja, selvityksiä ja strategioita. Systemaattisen aineiston kokoaminen julkisista dokumenteistakaan ei ole aina yksinkertaista, sillä tutkittuun ilmiöön liittyvien dokumenttien paikantaminen voi olla hankalaa ja vaatia yhteydenottoja niiden tuottajiin tai vaivalloista arkistotyötä. Joskus dokumenteista voi koostaa aineiston organisaatioiden verkkosivuilta. Päänvaivaa tuottavat tällöin verkkosivujen päivitykset, joiden myötä dokumentit saattavat hävitä tavoittamattomiin. Siksi verkkodokumentit on syytä tallentaa itselle.

Dokumenttien arviointi tiedon lähteenä Ankkurilinkki ikoni

Dokumentit ovat lähes poikkeuksetta syntyneet aivan muuhun tarkoitukseen kuin tutkimusta varten. Siksi analyysissa täytyy kiinnittää erityistä huomiota niiden syntykontekstiin ja pyrkiä ymmärtämään, millä tavalla se vaikuttaa siihen, miten dokumenteissa kuvataan ihmisiä ja asioita. Institutionaalisia dokumentteja ohjaavat usein tiukat säännöt ja konventiot siitä, mitä ne sisältävät ja millaisella tyylillä ne tuotetaan. Esimerkiksi sosiaalityön asiakaskertomuksia luonnehtii se, että ne kertyvät pitkän ajan kuluessa kirjoitetuista lyhyemmistä osista. Lisäksi tietojärjestelmät voivat merkittävästi vaikuttaa työntekijöiden mahdollisuuksiin tehdä kirjauksia. Kun viranomaiset lukevat niitä sitten jälkikäteen saadakseen käsityksen asioiden kulusta ja työntekijöiden toimista vaikkapa silloin, kun jotakin pulmallista on tapahtunut, tämä dokumenttien ajallinen kerrostuminen unohtuu usein ja asiakirjoja tulkitaan jälkiviisaana lopputuloksesta käsin. (Kääriäinen 2003.) Samoin voi käydä tutkijallekin.

Vaikka henkilökohtaisia dokumentteja ei samalla tavalla säädelläkään normeilla kuin institutionaalisia asiakirjoja, myös niitä ohjaavat monet kulttuuriset tavanmukaisuudet. Eri aikoina on erilaisia sääntöjä sille, millainen vaikkapa kirje, sähköpostiviesti, päiväkirja tai hääkuva on. Näiden lajityyppiin liittyvien konventioiden analyysi on usein keskeinen osa tutkimusta.

Lähdekritiikki (Markkola 2008) tarkoittaa muuan muassa sen arvioimista, kuka dokumentin on tuottanut, mistä instituutioista se kertoo ja millaisen rajallisen näkökulman se luo maailmaan. Lähdekritiikki on myös sen tunnistamista, mistä dokumentti ei kerro tai mitä sen ulkopuolelle rajautuu. Yksittäinen dokumentti ei vielä kerrokaan paljon, mutta oivaltava dokumenttien yhdistely samaan analyysiin voi auttaa tuottamaan tutkittavasta ilmiöstä monipuolisen kuvan.

Sisältöjen ja käytön analyysi Ankkurilinkki ikoni

Dokumentteja voi käyttää tutkimuksessa monin tavoin. Lindsay Prior (2008) tunnistaa neljä tapaa käyttää dokumentteja tutkimuksessa.

Taulukko 1. Lähestymistapoja dokumenttien tutkimiseen Priorin mukaan (Prior 2008, 825).
Tutkimuksen kohde Dokumentit resurssina Dokumentit kohteena
Dokumenttien sisältö 1) Lähestymistavat, jotka kohdistavat huomion lähes kokonaan siihen mitä dokumentti sisältää. 2) "Arkeologiset" lähestymistavat, jotka kohdistavat huomion siihen, miten dokumentin sisältö on muodostunut.
Dokumenttien käyttö ja funktio 3) Lähestymistavat, jotka kohdistavat huomion siihen, miten toimijat käyttävät dokumentteja eri tarkoituksiin. 4) Lähestymistavat, jotka kohdistavat huomion siihen, miten dokumentit toimivat osana sosiaalista toimintaa ja vuorovaikutusta.

Priorin mukaan tavallisinta on ollut ajatella dokumentteja resursseina eli tutkimuskohdetta koskevana sisällön säiliöinä. Tällöin niiden sisältämiä kuvauksia, selontekoja ja kuvia voi tutkia evidenssinä eli todistusaineistona siitä, mitä on tapahtunut (kohta 1). Toinen tapa lähestyä dokumentteja sisällön näkökulmasta painottaa sitä, miten dokumenttien sisältö on muodostunut tai muodostuu paraikaa. Huomion kohteena voivat olla esimerkiksi käsitteelliset valinnat tai ne sosiaaliset ja tekniset menettelyt ja säännöt, joiden avulla dokumentit luodaan. Kolmas tapa kohdistuu dokumenttien käyttöön ja tehtävään, tarkemmin sanottuna siihen, miten ja mihin tarkoituksiin eri toimijat käyttävät dokumentteja. Tällöin dokumentin sisältö on analyysin kannalta toissijaista. Neljäs lähestymistapa tarkastelee sitä, miten dokumentit toimivat sosiaalisessa vuorovaikutuksessa ja vaikuttavat siihen. Tällöinkin dokumentin sisältö on analyysin kannalta oleellista vain siinä määrin kuin se tulee tilanteissa esiin.

Lupa tutkimiseen Ankkurilinkki ikoni

Erilaisiin dokumentteihin liittyy erilaisia kysymyksiä siitä, millä ehdoilla niitä voidaan käyttää tutkimusaineistoina. Tutkijan pitää pyytää tutkimuslupa joko dokumenttien tuottajilta ja haltijoilta, museoilta ja arkistoilta tai viranomaisilta. Lainsäädäntö tukee sitä, että tutkijat saavat perustelluista syistä luvan käyttää dokumentteja, kun he huolehtivat niiden asianmukaisesta käytöstä, säilyttämisestä ja käsittelystä niin, ettei yksilöiden tietosuoja vaarannu (ks. Tutkimuslupa, suostumus, informointi ja tietosuoja ja Laadullisen aineiston anonymisointi). Henkilötietoa sisältävien viranomaisdokumenttien tutkimuskäyttö vaatii usein myös eettisen ennakkoarvioinnin. Toisaalta on olemassa paljon institutionaalisia dokumentteja, jotka ovat lähtökohtaisesti julkisia. Nämä ovat kaikkien – siis myös tutkijoiden – saatavilla joko suoraan verkosta tai pyydettäessä.